ข้อดี 9 ประการ ของการใช้ Project Management

งานจำนวนมากถาโถมเข้ามาในแต่ละวัน เรียกได้ว่าล้นมือจนไม่รู้จะเริ่มต้นยังไง โดยเฉพาะเมื่อทุกคนต้องทำงานต่างสถานที่กัน อาจทำให้ติดขัดในการทำงาน หากคุณใช้ Project Management เข้ามาช่วยจัดการงานให้จะเกิดอะไรขึ้นกับการทำงานของคุณ ไปดูกัน

1. ทำให้วางแผนการทำงานและจัดตารางงานได้ดีขึ้น

การวางแผนเป็นสิ่งที่สำคัญอันดับแรกของกระบวนการจัดการโปรเจคที่ดี เพื่อให้ทีมเวิร์คทราบถึงลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ และสะดวกในการจัดสรรงานให้กับคนในทีมตามความเหมาะสมและทักษะที่มี ซึ่งการนำ Project Management Tools เข้ามาใช้ในการวางแผนก็จะยิ่งทำให้คุณออกแบบชีวิตการทำงานได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เห็นตารางงานที่ต้องทำให้ทุกคนทำงานได้ตรงตามกำหนด

2. ประสานงานระหว่างกันได้อย่างลงตัว

การสื่อสารก็เป็นอีกเรื่องที่ถือว่ามีความสำคัญมากของการทำงานเป็นทีม ทำให้เกิดความคิด ความเข้าใจตรงกันในการปฏิบัติงานให้สอดคล้องกับ วัตถุประสงค์เป้าหมายและมาตรฐานขององค์กรเป็นหลัก การจะเป็นทีมเวิร์คที่ดีก็ต้องมีการสื่อสารที่ดีด้วย เนื่องจากการทำงานงานที่มีหลายโปรเจคนั้น ต้องมีการประสานงานระหว่างทีม ซึ่ง Project Management จะเข้ามาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการสื่อสารระหว่างกันให้ราบรื่น เมื่อติดปัญหาทีมก็จะทราบโดยทันที และแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว

3. จัดการงานได้ทุกที่ทุกเวลาไม่ว่าจะอยู่ที่ไหนก็ตาม

เพราะรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป มีความยืดหยุ่นในการทำงานที่มากขึ้น ทุกคนจึงสามารถทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ แต่ว่าจะต้องมีเครื่องมือในการจัดการโปรเจคที่ดี ที่สามารถอัปเดตความคืบหน้างานหรือตรวจสอบงานของแต่ละคนในทีมได้ตลอดเวลาไม่ว่าจะอยู่ขั้นตอนไหนก็ตาม เพื่อคงประสิทธิภาพในการทำงานอยู่เสมือนออฟฟิศ

4. มอบหมายงานในทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานแต่ละโปรเจค ทุกคนก็มีหน้าที่ที่ต้องรับผิดชอบแตกต่างกันไป ยิ่งโปรเจคที่ใหญ่ ยิ่งต้องพึ่งพาความเป็นทีมเวิร์ค เพื่อให้โปรเจคเสร็จสิ้นตามเป้าหมาย โดย Project Management จะช่วยให้คุณบริหารทีมงานอย่างง่ายดายจัดการเวลาและบุคลากรได้ดียิ่งขึ้น โดยแบ่งงานให้กับทีมได้อย่างเหมาะสมตามความสามารถของแต่ละบุคคล ลดการทำงานที่ซ้ำซ้อน หรืองานจำนวนไปกองอยู่ที่คนคนเดียว มีส่วนช่วยในการเพิ่ม Productivity ของทีมเนื่องจากทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเองอย่างชัดเจน ไม่สับสนว่าตัวเองต้องทำอะไร

5. เข้าถึงไฟล์และแชร์งานได้อย่างง่ายดาย

ช่วยให้คุณจัดการกับไฟล์เอกสารและข้อมูลจำนวนมหาศาลอย่างเป็นระเบียบ สามารถแนบลิงก์ที่เกี่ยวข้องลงในทาสก์งาน ค้นหาได้ง่ายภายในระบบได้โดยตรง เพื่อนร่วมทีมเข้าถึงไฟล์งานได้ง่าย เพราะเก็บไฟล์แต่ละงานไว้ในโปรเจค และยังกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้อีกด้วย จะให้เป็นผู้เยี่ยมชม หรือแก้ไขทาสก์งาน ก็ทำได้

6. เพิ่มสมาชิกใหม่ เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งของทีมได้รวดเร็ว

มีขั้นตอนการเพิ่มทีมเวิร์คเพื่อเข้าร่วมโปรเจคที่ง่าย ไม่ต้องกรอกข้อมูลอันมากมายที่ทำให้เสียเวลา และสามารถกำหนดสิทธิ์ในการเข้าถึงของแต่ละโปรเจคได้ จะให้เป็นผู้เยี่ยมชม หรือผู้แก้ไขก็สามารถทำได้

7. ลดความเสี่ยงของธุรกิจจากการทำงานที่ผิดพลาด

ลดความผิดพลาดจากการทำงาน เพราะทุกงานจะถูกจัดเก็บอย่างเป็นระเบียบ ไม่มีทางหายแน่นอน มีฟังก์ชันการค้นหาที่สะดวก รวดเร็ว และยังมีการตั้งค่าการแจ้งเตือน เหมือนเป็นตัวช่วยเตือนให้คุณทราบว่ามีงานไหนที่ต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น เพื่อลดปัญหางานที่ตกหล่นได้

8. ทำให้บริหารจัดการงบประมาณรัดกุมมากขึ้น

การใช้ Project Management ช่วยในการวางแผนการทำงาน จะทำให้คุณใช้ทรัพยากรและกำลังคนได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้พิจารณาถึงความสามารถในการจัดสรรเวลาและงบประมาณได้อย่างคุ้มค่า และโฟกัสเฉพาะสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น เพื่อก้าวไปให้ถึงเป้าหมายที่ต้องการได้

9. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทุกคนในทีม

ทุกกระบวนการทำงานของ Project Management ที่ถูกออกแบบตามความเหมาะสมของการทำงาน ช่วยให้โปรเจคสำเร็จตามกำหนดเวลา ภายในงบประมาณที่กำหนด ภายใต้แผนการดำเนินงาน เป็นการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานในทีมเวิร์คให้เพิ่มมากขึ้น

การบริหารงาน ทั้งเรื่องของเวลา ทรัพยากร ให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ นำไปสู่การบรรลุวัตถุประสงค์ของการทำงาน จึงต้องมี Project Management เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายสุดท้ายได้สำเร็จ และยังช่วยสร้างความเข้าใจเรื่องของดิจิทัลให้กับทีม ซึ่งเป็นการ Transform องค์กรให้สอดคล้องกับยุคสมัยที่เปลี่ยนแปลงไปอย่างเร็ว

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับทางทีมงานได้ทาง Facebook หรือ  Line

หรือ สนใจเข้าใช้ระบบ MANA มานะ ที่นี่

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

#MANA มานะ