[เจาะลึก] การใช้งาน Task Management มีประโยชน์อย่างไร ?

[เจาะลึก] การใช้งาน Task Management มีประโยชน์อย่างไร ?

เมื่องานเริ่มมากขึ้นในแต่ละวันจนยากเกินจะรับมือ ไม่รู้ว่าจะเริ่มจากตรงไหนก่อน จะวางแผนทำงานอย่างไรให้เป็นขั้นเป็นตอน แถมยังทำงานไม่เสร็จตรงตามแผนที่กำหนดไว้ หรือระบบการทำงานเป็นไปอย่างล่าช้า ด้วยเหตุผลเหล่านี้ทำให้หลาย ๆ องค์กรได้นำ Task Management เข้ามามีบทบาทในการช่วยจัดการงานให้เป็นระบบมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการจัดลำดับความสำคัญ การติดตามงาน เป็นต้น

สำหรับ Task Management จะมีประโยชน์อย่างไร ทำหน้าที่อะไรบ้าง เหมาะกับใคร ในบทความนี้จะพามาเจาะลึกอย่างเป็นระบบ เพื่อให้การทำงานของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

รู้จักกับ Task Management

Task Management คือ การบริหารจัดการทำงานต่าง ๆ ไม่ว่าจะเป็นการสร้างงาน มอบหมายงาน ติดตามงาน สื่อสาร หรือ แสดงความคิดเห็น โดยมีเครื่องมือภายใน Task Management ช่วยให้การทำงานง่าย และเป็นระเบียบมากขึ้น เช่น เครื่องมือช่วยสร้าง เช็คคำ, Due date หรือ การจัดหมวดหมู่งานในแต่ละ Project เป็นต้น

ซึ่งทุกส่วนงานที่มีการทำงานร่วมกัน เช่น การมอบหมายงาน การสร้างงาน การแก้ไขงาน หรือการแสดงความคิดเห็น จะถูกบันทึกเอาไว้อยู่ในระบบ Task Management ทำให้ผู้ที่รับมอบหมายงานสามารถทำงานได้ทั้งหมดอย่างถูกต้อง ไม่มีตกหล่น รวมถึงผู้ที่มอบหมายงานก็สามารถติดตามสถานะการทำงานไปด้วยได้เช่นกัน

Task Management ทำหน้าที่อะไร?

1. จัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละชิ้น

การนำ Task Management มาใช้ในการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นงานชิ้นเล็ก หรืองานโครงการใหญ่ หน้าที่ของ Task Management จะช่วยจัดลำดับความสำคัญของงาน ซึ่งจะทำให้การทำงานสำเร็จลุล่วงไปทีละชิ้นอย่างมีประสิทธิภาพ และที่สำคัญยังช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบอีกด้วย

2. ติดตามงานเพื่อให้บรรลุตรงตามกำหนดการ

แน่นอนว่าการทำงานแต่ละโปรเจกต์ให้เสร็จตามกำหนดเวลาเป็นเรื่องที่สำคัญ และค่อนข้างซีเรียส ตัวช่วยการทำงานอย่าง Task Management จึงทำหน้าที่ตรวจสอบให้มั่นใจว่างานของคุณจะเสร็จสมบูรณ์ภายในช่วงเวลาที่กำหนดเอาไว้ และไม่ส่งผลกระทบต่อระบบการทำงานโดยรวม

3. ช่วยจัดสรรทรัพยากร

การทำงานที่ใช้ระยะเวลานานย่อมส่งผลกระทบต่อการใช้ทรัพยากรต่าง ๆ เพื่อให้การจัดการงานเป็นอย่างมีระบบ เสร็จตรงตามกำหนดเวลา หน้าที่ของ Task Management จึงเข้ามาช่วยดูแล กำหนด และจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้เหมาะสมกับการทำงานในทางอ้อมอีกด้วย

4. เป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารกันภายในองค์กร

Task Management สามารถทำหน้าที่เป็นตัวกลางในการติดต่อสื่อสารกันภายในองค์กร เพื่อให้เกิดการทำงานร่วมกันที่เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถทำงานเป็นทีม ย่นระยะเวลา และทำให้สมาชิกในทีมเชื่อมต่อกันได้ง่ายมากขึ้น

Task Management มีประโยชน์อย่างไร?

ระบบ Task Management เป็นระบบที่สามารถทำงานได้อย่างหลากหลายและยืดหยุ่น จึงทำให้นำไปประยุกต์ใช้ในการบริหารจัดการงานต่าง ๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดย Task Management มีประโยชน์ดังนี้

สามารถใช้ติดตามงาน มอบหมายงาน กระจายหน้าที่กับเพื่อนร่วมงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว และไม่สับสน
สามารถจัดหมวดหมู่ระบบการทำงานได้อย่างเป็นระเบียบ ง่ายต่อการตรวจสอบและการติดตามงาน ไม่ว่าจะเป็นงานส่วนตัวหรืองานภายในทีม
สามารถใช้เครื่องมือในการกำหนดกระบวนการทำงานให้เป็นไปตามแผนที่กำหนดเอาไว้ได้ เช่น สร้าง เช็คคำ, To do list, Planner เป็นต้น
สามารถใช้ติดต่อสื่อสารกันได้โดยไม่ทำให้เสียสมาธิ โดยใช้ระบบ Chat เป็นตัวกลางในการสื่อสาร
สามารถรองรับการใช้งานได้หลากหลายประเภท และรองรับทุกแผนกในองค์กร
ช่วยสร้าง Flow ของระบบการทำงาน ไม่ว่าจะใช้ติดต่อสื่อสาร ติดตามงาน กระจายงานต่าง ๆ ก็สามารถทำได้อย่างไหลลื่น ไม่ตกหล่น
ช่วยกำหนดเวลาในการทำงาน เพื่อให้คุณสามารถทำงานเสร็จตามเป้าและช่วงเวลาที่วางเอาไว้
ช่วยจัดสรรลำดับความสำคัญของงานต่าง ๆ ว่างานไหนควรจัดการก่อน-หลัง
ลดความซับซ้อนในงานด้านเอกสารลง

Task Management เหมาะกับใคร?

Task Management เหมาะสำหรับผู้ทำงานทุกคนที่ต้องการระบบการจัดการทำงานที่เป็นขั้นเป็นตอน ลดความซับซ้อนในการทำงานลง มีระบบการติดตามงานที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น โดยสามารถแบ่งออกเป็นกลุ่มคนหลัก ๆ ดังนี้

ผู้นำทีม หรือผู้นำโครงการ: สามารถใช้ติดตามการทำงาน หรือการเคลื่อนไหวของคนในทีม รวมถึงง่ายต่อการกระจายงาน ส่งต่องาน หรือ ติดต่อการทำงานกับบุคลากรภายในทีม
บุคลากรภายในทีม: Task Management จะช่วยให้การสื่อสารกันภายในทีมเป็นไปอย่างราบรื่น สามารถทำงานได้ตรงตามกำหนดเวลาและตรงตามเป้าหมายของแต่ละบุคคล
การจัดการงานส่วนตัว: ได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับงานทันที ไม่ว่าจะเป็นการอัปเดตงาน การแก้ไขงาน หรืองานใหม่ รวมถึงช่วยติดตามงานทั้งของตนเองและคนในทีม

แนะนำ Task Management Tool

Task Management Tool จาก MANAWORK เป็นระบบการทำงานที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไร้อุปสรรค นอกจากนี้ยังเป็นผู้ช่วยในการวางแผนงาน สร้างแผนงาน และติดตามการทำงาน รวมถึงสามารถอัปโหลดไฟล์ได้ในระบบเดียว ถึงแม้ว่าจะ Work from home ก็ตาม โดย Task Management ของ MANAWORK มีจุดเด่นดังนี้

Task: ถูกออกแบบมาให้ผู้ใช้งานสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น โดยสามารถเปลี่ยนแปลงแก้ไขได้อย่างอิสระ รวมถึงแสดงความคิดเห็น และแนบไฟล์หรือลิงก์ในทาส์กนั้น ๆ ได้
Fast to learn: ภายในระบบถูกออกแบบมาให้เข้าใจ และทำตามได้ง่าย ทำให้ผู้ใช้งานเริ่มทำงานได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น

สรุป

การนำ Task Management มาใช้ในการทำงานภายในองค์กรจะช่วยให้การทำงานเป็นไปอย่างมีระบบ สมาชิกภายในทีม หรือภายในองค์กรสามารถเชื่อมต่อเข้าถึงกันได้ง่ายขึ้น สะดวกขึ้น และช่วยย่นระยะเวลาในการทำงาน นอกจากนี้ Task Management ยังเข้ามาจัดสรรทรัพยากรให้เป็นไปตามเวลาที่กำหนด ทำให้คุณสามารถทำงานเสร็จสมบูรณ์ตามเป้าหมายที่วางไว้ และเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ

Task Management จาก MANAWORK แพลตฟอร์มสำหรับบริษัทยุคใหม่ที่พร้อมสำหรับการก้าวไปข้างหน้าอย่างเป็นระบบ และช่วยสร้างให้องค์กรของคุณมีการจัดการที่ดี เป็นที่น่าประทับใจแก่บุคลากรภายในทีม

หากมีข้อสงสัย หรืออยากปรึกษาสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับทางทีมงาน สามารถติดต่อได้ตามรายละเอียดดังต่อไปนี้