Kanban คืออะไร สามารถประยุกต์ใช้อย่างไรกับการทำงานยุคดิจิทัล

Kanban คืออะไร สามารถประยุกต์ใช้อย่างไรกับการทำงานยุคดิจิทัล

การทำงานร่วมกันทั้งในระดับกลุ่มเล็ก จนไปถึงระบบอุตสาหกรรมขนาดใหญ่ ล้วนต้องการการทำงานร่วมกัน ในขณะที่ทุกคนต้องทำงานของตัวเอง ก็มีความจำเป็นที่ทีม หรือเพื่อนร่วมงาน ตลอดจนเจ้านายก็ต้องรู้ว่า ตอนนี้งานอยู่ในขั้นตอนไหน แล้วขั้นตอนต่อไปคืออะไร เพื่อให้งานทั้งระบบสอดรับกันอย่างดี

ทุกวันนี้เรามีเครื่องมือมากมายที่เข้ามาช่วยให้การทำงานร่วมกันเป็นทีมเกิดขึ้นได้อย่างไม่มีสะดุด โดยเครื่องมือเหล่านี้ ล้วนมาจากแนวคิดเดียวกัน ที่มีอายุเกือบ 100 นั่นคือแนวคิดเรื่อง Kanban แนวคิดนี้คืออะไร ทำไมถึงมีประโยชน์กับโลกแห่งการทำงานมาอย่างยาวนาน แล้วเราจะปรับใช้ในโลกยุคดิจิทัลได้อย่างไร มาดูกัน

Kanban คืออะไร

Kanban คัมบัง หรือ แคนบาน เป็นคำในภาษาญี่ปุ่น ที่สามารถแปลตรงๆ ได้ว่า กระดาษเขียนข้อความ หรือเครื่องหมายต่างๆ ที่สามารถสื่อข้อความถึงผู้อื่นได้ สำหรับความหมายในสายงานการผลิต Kanban คือ ป้ายคำสั่ง ที่กำหนดสิ่งที่ต้องการไว้ล่วงหน้า ว่าจะให้ทำอะไร ในจำนวนเท่าใด และทำอย่างไร นั่นเอง

แนวคิดการใช้ป้ายคำสั่ง Kanban เริ่มต้นขึ้นในปลายทศวรรษที่ 1940 ในช่วงนั้น บริษัท โตโยต้า กำลังประสบปัญหาใหญ่ทางการเงิน จึงมีความจำเป็นจะต้องลดต้นทุนในการผลิต มีการนำแนวคิดเรื่อง Lean Management เข้ามาใช้

ในยุคก่อนประสบวิกฤตการณ์ทางการเงิน ในสายพานการผลิตของโตโยต้า เมื่อผลิตชิ้นส่วนต่างๆ เสร็จเรียบร้อย จะมีการเก็บชิ้นส่วนในคลังสินค้า ก่อนนำไปประกอบ โดยในกระบวนการเก็บสินค้านี้ มีค่าใช้จ่ายจำนวนมากที่หมดไปเพื่อวางสินค้าไว้เฉยๆ เมื่อมีความจำเป็นจะต้องลดต้นทุนในการผลิต โตโยต้า ได้นำแนวคิด Just In Time เข้ามาใช้ คือเลิกใช้ระบบเก่า ที่ผลิตสินค้าเก็บไว้ก่อน โดยไม่สนใจว่ามีความต้องการในตลาดอยู่จริงเท่าไหร่ แนวคิด Just In Time ให้ความสำคัญกับความต้องการจริงๆ ในตลาด และจะผลิตก็ต่อเมื่อมีคำสั่งซื้อเข้ามาจริงๆ

วิศวกรคนสำคัญของโตโยต้า  ไทอิจิ โอโนะ ได้คิดค้นแนวคิด Kanban ขึ้นมาเพื่อเป็นวิธีการอย่างง่ายในการควบคุมดูแลการผลิตแบบ Just In Time โดย Kanban ยุคแรก จะมีหน้าตาเป็นเพียงคอลัมน์อย่างง่ายไว้แสดงสถานะงานต่างๆ เช่น To Do, Doing และ Done หลังจากนั้นจึงเริ่มมีการเติมรายละเอียดงานในแต่ละสถานะเข้าไป

ตัวอย่างการทำงานอย่างง่ายของ Kanban เช่น มีคำสั่งซื้อรถเข้ามา 1 คัน ที่แผนกประกอบจะมีการสร้าง Kanban หรือเป็นการเปิดการ์ดคำสั่ง ว่ามีความต้องการชิ้นส่วนอะไรบ้าง เมื่อไหร่ และในจำนวนใด จากนั้น แผนกที่ดูแลชิ้นส่วนก็จะดำเนินการผลิตชิ้นส่วน โดยการเปิดการ์ดวัตถุดิบ อย่างเหล็ก และพลาสติกในจำนวนที่เพียงพอต่อการผลิตชิ้นส่วน เพื่อส่งประกอบต่อไป

ทั้งกระบวนการนี้ แผนกต่างๆ จะเห็นสถานะกันชัดเจนว่างานอยู่ในขั้นตอนใดแล้ว Kanban จึงมีประโยชน์มากในการช่วยให้คนทำงานเห็นภาพใหญ่ร่วมกัน และสามารถคาดการณ์ รวมถึงป้องกันการผลิตไม่ทัน และปัญหาอื่นๆในการผลิตได้เป็นอย่างดี

หลักการพื้นฐานของ Kanban

ประโยชน์ของ Kanban นั้นมีหลากหลาย ที่สำคัญมีการนำไปปรับใช้ในทุกระดับ และมีหน้าตาการใช้งานที่แตกต่างกันไป เพื่อให้เข้าใจ Kanban ในทุกรูปแบบ สิ่งสำคัญที่สุดที่ควรรู้เอาไว้ก่อน คือหลักการพื้นฐานของ Kanban ซึ่งมีอยู่ 6 ข้อ ดังนี้

1. เข้าใจ Workflow ของงานที่กำลังทำ

Kanban เป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานและปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง ดังนั้น การเข้าใจกระบวนการทำงานทั้งหมด จึงเป็นจุดเริ่มต้นให้สามารถปรับปรุงขั้นตอนต่างๆ ได้

2. ติดตามความเปลี่ยนแปลงเล็กๆ ที่เกิดขึ้นอยู่เสมอ แทนที่จะพยายามเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่ทั้งหมดในคราวเดียว Kanban สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงทีละเล็กละน้อยที่เกิดขึ้น ซึ่งจะต่อยอด นำไปสู่ความเปลี่ยนแปลงขนาดใหญ่

3. ส่งเสริมการเป็นผู้นำในทุกระดับ

Kanban ไม่ได้มีไว้สำหรับผู้จัดการหรือหัวหน้าทีมเท่านั้น แต่มีไว้สำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้องในการทำงาน ทุกคนสามารถเป็นผู้นำและแนะนำการปรับปรุงตามสิ่งที่พวกเขาเห็นว่าเหมาะสมได้ เพราะคนทำงานในแต่ละขั้นตอน เข้าใจปัญหาในงานของตัวเองดีที่สุด

4. ความต้องการของลูกค้า สำคัญที่สุด

Kanban ส่งเสริมการทำความเข้าใจความต้องการและความคาดหวังของลูกค้า เพื่อยกระดับคุณภาพของสินค้า และบริการที่สร้างขึ้น

5. จัดการงาน ไม่ใช่จัดการคน

Kanban เคารพในบทบาทและความรับผิดชอบของสมาชิกในทีม และส่งเสริมความสามารถของคนทำงาน ในการจัดระเบียบงานของตัวเอง

6. ร่วมกันตรวจสอบและแบ่งปันข้อสังเกต

Kanban สนับสนุนการทำงานร่วมกันและกระตุ้นให้สมาชิกในทีมแบ่งปันข้อสังเกต แนวคิด และคำติชม เพื่อปรับปรุงงานอย่างสม่ำเสมอ

Flow การทำงานของ Kanban รู้ไว้ ได้ใช้ชัวร์

ปัจจุบันมีการนำ Kanban ไปใช้อย่างแพร่หลายในงานสาย Tech and Development ป้าย Kanban ที่เคยมีหน้าตาเป็นเพียงใบคำสั่งหรือ Post-It ง่ายๆ ก็เปลี่ยนไปอยู่ในรูปของ Digital Cards ที่แสดงงานที่ต้องทำในแต่ละสถานะ โดยการใช้งาน Kanban ในปัจจุบัน เราเรียกกันว่า Kanban Board

ภายใน Kanban Board จะมีแถบแจ้งสถานะที่มีใจความหลักๆคือ To Do, Doing, Done แต่หัวข้อสถานะเหล่านี้จะมีความแตกต่างกันไปตามแต่ลักษณะงาน เช่นในภาพด้านบน เป็นงานที่จะต้องมีการอนุมัติ ในกระบวนการ Doing จึงแยกย่อยแถบสถานะออกมาได้เป็น In progress, Ready for deploy และ Approving

วงการที่มีการใช้ Kanban อย่างแพร่หลายในปัจจุบัน คือวงการ Tech and Development ก็มักจะมี Flow คร่าวๆ ที่คล้ายกันในหลายองค์กร ซึ่งจะแบ่งเป็น

To do

• Backlog ที่ระบุลิสต์งานทั้งหมดที่จะต้องทำ ซึ่งจะเลือก Project ไหนขึ้นมาก็แล้วแต่ว่าจะจัด Priority อย่างไร

Doing

• Development แสดงสถานะกำลังพัฒนา หมายถึงกำลังเริ่มทำนั้นเอง
• Testing เมื่อเขียนโค้ดเสร็จ ในการพัฒนาฟีเจอร์ แต่ละฟีเจอร์ จะต้องมีการทดสอบกับกลุ่มตัวอย่างก่อนว่าประสิทธิภาพของฟีเจอร์นั้นๆ ตอบโจทย์ที่ได้รับมาหรือไม่
• Deployment สถานะการติดตั้งระบบ

Done

• แสดงว่างานนั้นๆ ถูกทำให้เสร็จแล้ว

จะเห็นได้ว่า Flow การทำงานของ Kanban นั้นง่ายมาก เพราะมีใจความเพียงแค่ มีงานอะไรจะต้องทำให้เสร็จบ้าง (To do) งานที่กำลังทำ (Doing)  และ งานที่ทำเสร็จแล้ว (Done) ยึดหลักการนี้เอาไว้ได้ ไม่ว่า Kanban ขององค์กรที่คุณกำลังทำงานด้วยจะเป็นแบบไหน คุณก็สามารถร่วมงานด้วยได้ง่ายมาก

อีกหนึ่งสิ่งสำคัญคือต้องจำไว้เสมอว่า Kanban มีประโยชน์ที่สุดคือการทำให้ทุกคนเห็นภาพใหญ่ของงานให้ตรงกัน ดังนั้นในแต่ละรายละเอียดของแต่ละการ์ดที่อยู่ใน Kanban คุณต้องไม่ลืมที่จะเขียนให้คนในทีมเข้าใจด้วย เพื่อให้ทุกคนเข้าใจทั้งกระดานได้ตรงกันนั่นเอง แม้จะดูเป็นคำเตือนง่ายๆ แต่สิ่งนี้มีความสำคัญมาก หากคุณสร้างความผิดพลาดในการสื่อสารส่วนนี้ บางที่อาจเป็นเรื่องใหญ่จนทำให้งานทั้งกระดานเสร็จไม่ทันเวลาก็เป็นได้

เริ่มต้นนำ Kanban ไปใช้ในองค์กร เลือก MANAWORK คลิก

ไฮไลต์ประโยชน์ของ Kanban คืออะไร

1. ให้ภาพ Flow งานที่ทุกคนเข้าใจตรงกัน : แนวคิดพื้นฐานของ Kanban คือการแสดงภาพงานทุกอย่างที่จะต้องทำให้เห็นได้ในที่เดียว ด้วยวิธีนี้ บอร์ด Kanban จะกลายเป็นศูนย์กลางข้อมูล ที่จะทำให้ทุกคนเข้าใจภาพรวมได้อย่างง่าย
   
2. สร้างกระบวนการทำงานที่โปร่งใส : งานทั้งหมดสามารถมองเห็นได้ว่าอยู่ในสถานะไหน มีใครเป็นผู้รับผิดชอบ ทำให้ง่ายต่อการตามงาน และการตรวจสอบกันภายใน นำความโปร่งใสมาสู่กระบวนการทำงานทั้งหมด
   
3. ทำงานได้เร็วขึ้น : Project Manager สามารถมองเห็นภาพรวมของงาน เห็นชัดว่าปัญหาอยู่ตรงไหน ทำให้สามารถวิเคราะห์ได้อย่างรอบคอบเกี่ยวกับการกระจายงาน และสามารถจัดการปรับปรุงได้อย่างทันท่วงที เพื่อทำให้งานสามารถดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว
   
4. ปรับปรุงเป้าหมายขององค์กรให้สอดคล้องกับการทำงานจริงๆ ในแต่ละวัน : Kanban ส่งเสริมความโปร่งใส และการแสดงความคิดเห็นเพื่อให้เกิดการปรับปรุงในทุกกระบวนการ การพูดคุยเหล่านี้ จะช่วยให้สามารถกำหนดเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ของบริษัทให้สอดคล้องกับ งานประจำวันของทีมได้

การประยุกต์ใช้ Kanban ในโลกยุคดิจิทัล

สำหรับการนำ Kanban ไปใช้งานที่ประสบความสำเร็จในโลกยุคดิจิทัล ต้องจำวิธีปฏิบัติ 6 ข้อ นี้ไว้ให้ดี

1. อย่าลืม Visualize ให้เห็นภาพรวม Flow ทั้งหมด

การ Visualize ให้เห็นภาพรวม Flow ทั้งหมด มีประโยชน์ในการระบุคอขวด ว่างานติดขัดตรงไหน หรือมีโอกาสติดขัดตรงไหน ที่สำคัญยังช่วยส่งเสริมเรื่องความโปร่งใสในการทำงานด้วย

2. จำกัดจำนวนงานที่กำลังดำเนินการ

การจำกัดปริมาณงานที่อยู่ระหว่างดำเนินการช่วยป้องกันการทำงานหลายอย่างพร้อมกัน

3. จัดการ Flow ไม่ให้ติดขัด

4. ทำตามนโยบาย หากมีเรื่องต้องแก้ไข ให้จัดการตามความเหมาะสม

5. Feedback สำคัญ

Kanban เน้นความสำคัญของการรับคำติชมจากลูกค้า และผู้มีส่วนร่วมทุกฝ่ายในการทำงาน เพื่อระบุปัญหาที่ต้องปรับปรุง รวมถึงการทำงานที่ต้องชื่นชม อย่าลืมว่า ชื่นชมเพื่อนร่วมงานทุกครั้งที่ร่วมงานกัน เพื่อประโยชน์ในการสร้างสภาพแวดล้อมการทำงานที่ดี

6. ปรับปรุงและพัฒนา เพื่อแก้ไขข้อบกพร่อง

นี่คือกระบวนการพื้นฐานที่สุดของการนำ Kanban ไปปรับใช้ ซึ่งทุกๆงาน ที่คุณนำ  Kanban ไปปรับใช้ ไม่ว่าจะมีสิ่งใดเปลี่ยนไป อย่าลืมว่า 6 ข้อนี้จะไม่มีวันเปลี่ยนตาม และจะถูกปรับใช้อยู่เสมอ

มาดูกันว่า ในโลกยุคดิจิทัล Kanban มีประโยชน์กับเรื่องใดบ้าง แล้วแต่ละเรื่อง มีอะไรน่าสนใจ ต้องตาม!

Kanban กับการทำงาน Digital marketing

การทำงานในด้าน Digital Marketing ต้องการการจัดการและวางแผนให้มีประสิทธิภาพ เพื่อให้งานดำเนินไปได้ตามเป้าหมายและมีผลลัพธ์ที่สัมพันธ์กับวัตถุประสงค์ที่กำหนดไว้ การใช้ Kanban เป็นอีกหนึ่งวิธีที่ช่วยให้การจัดการและวางแผนงาน Digital Marketing ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

การใช้ Kanban ในการจัดการงาน Digital Marketing มีขั้นตอนดังนี้  

1. วางแผนและกำหนดเป้าหมายของโครงการ : ประมวลผลข้อมูลและวางแผนเป้าหมายของโครงการ Digital Marketing โดยพิจารณาเป้าหมายและยอดขายที่ต้องการให้เกิดขึ้น
2. สร้าง Cards : เพื่อแสดงรายละเอียดของงานที่ต้องทำ รวมถึงผู้รับผิดชอบ
3. กำหนดลำดับของ Cards : ตามลำดับขั้นตอนของการทำงาน โดยให้มีความเหมาะสมกับเป้าหมายและระยะเวลาที่กำหนด
4. สร้าง Visual Board : สร้าง Visual Board โดยจัดเรียง Card ตามลำดับของการทำงาน ให้เห็นภาพรวมของงานที่ต้องทำ และสามารถติดตามความคืบหน้าได้
5. กำหนดระยะเวลาในการทำงานของแต่ละ Card โดยใช้ Time Box : เพื่อจำกัดเวลาในการทำงานและติดตามความคืบหน้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
6. ติดตามความคืบหน้าของงานและปรับปรุงแผนงาน : ให้เหมาะสมกับสถานการณ์และเป้าหมาย โดยสามารถปรับแผนงานได้ตลอดเวลา

การใช้ Kanban ในการจัดการงาน Digital Marketing ช่วยให้ทีมงานสามารถติดตามและปรับแผนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการทำงาน ทำให้ทีมงานสามารถร่วมมือกันแก้ไขปัญหาได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมงานด้วยความมั่นใจในการติดตามความคืบหน้าของงานและการปรับปรุงแผนงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ Kanban ในงาน Digital Marketing คลิก

Kanban กับการทำ Digital Transformation

การทำ Digital Transformation ต้องการการปรับปรุงและเพิ่มประสิทธิภาพในกระบวนการธุรกิจโดยใช้เทคโนโลยีดิจิทัล ในการทำ Digital Transformation  อาศัยความยืดหยุ่นสูง และจะต้องรับมือกับความเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว และทันท่วงที การใช้ Kanban ในการทำ Digital Transformation ช่วยให้ธุรกิจสามารถจัดการกับการเปลี่ยนแปลงได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ในการเริ่ม Digital Transformation องค์กรต้องเริ่มจากการลดกระบวนการที่ทับซ้อนและไม่จำเป็นออกไป เพื่อเปิดทางให้มีการหาวิธีทำงานที่คล่องตัวมากยิ่งขึ้น และในการปรับปรุงกระบวนการนั้น จะต้องไม่สร้างผลกระทบที่ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงที่ไม่จำเป็น หลังจากนั้นจึงจัดการกับ Pain points ในส่วนต่างๆ ขององค์กร และเริ่มจัดระบบให้สามารถปรับปรุงอย่างต่อเนื่องได้เมื่อเวลาผ่านไป

ซึ่งในกระบวนการปรับเปลี่ยนระบบภายในนี้ จะมี Project จำนวนมากที่จะต้องทำให้เสร็จ เพื่อที่จะทำให้ Project จำนวนมากในการเปลี่ยนแปลงองค์กรนั้นเสร็จได้ตามเป้าหมาย Kanban จะเป็นสิ่งสำคัญที่สามารถเข้ามาช่วยจัดการได้

โดยมากแล้ว องค์กรที่ทำ Digital Transformation ก็นำ Kanban มาใช้ในกระบวนการนี้ แต่มากไปกว่านั้น เมื่อองค์กรปรับเปลี่ยนกลายเป็นองค์กรดิจิทัลแล้ว Kanban ก็จะกลายเป็นส่วนหนึ่งในฐานะเครื่องมือจัดการงานภายในได้อีกด้วย

Kanban ช่วยให้ชีวิตประจำวันของคุณง่ายขึ้น

Kanban ไม่เพียงแต่มีประโยชน์สำหรับการทำงานหรือการจัดการทีมเท่านั้น แต่ยังมีประโยชน์หลายอย่างในชีวิตประจำวันอีกด้วย เพราะนอกจากงานประจำแล้ว ในชีวิตประจำวันของเรายังมีงานอีกจำนวนมากที่ต้องให้เสร็จ การนำ Kanban คุณสามารถใช้วิธีอย่างง่าย เช่น การแปะ Post-It หรือจด Note ส่วนตัวได้เลย เพราะมันมีประโยชน์กับคุณมากมาย วันนี้เราลิสต์มาให้คร่าวๆ ดังนี้

1. การปรับปรุงการจัดการเวลา

Kanban สามารถช่วยคุณในการพัฒนาทักษะการจัดการเวลาและจัดลำดับความสำคัญของงาน เพื่อให้แน่ใจว่าคุณใช้เวลาอย่างมีประสิทธิภาพ

2. การส่งเสริมการดูแลตนเอง

Kanban สามารถใช้เพื่อติดตามกิจกรรมการดูแลตัวเอง เช่น การออกกำลังกาย การทำสมาธิ หรืองานอดิเรกส่วนตัวอื่นๆ ด้วยการแสดงภาพกิจกรรมเหล่านี้และติดตามความคืบหน้า คุณสามารถจัดลำดับความสำคัญของการดูแลตัวเองและมั่นใจได้ว่าคุณกำลังดูแลความเป็นอยู่ที่ดีทั้งทางร่างกายและจิตใจ

3. การลดความเครียด

Kanban สามารถช่วยคุณลดความเครียดได้โดยให้มุมมองที่ชัดเจนและเป็นระเบียบเกี่ยวกับงาน และกำหนดเวลา สิ่งนี้สามารถช่วยให้แต่คุณรู้สึกควบคุมปริมาณงานของตนได้มากขึ้น และลดความวิตกกังวลเกี่ยวกับการพลาดกำหนดเวลาหรืองานที่ลืม

4. อำนวยความสะดวกในการกำหนดเป้าหมาย

คุณสามารถใช้ Kanban เพื่อติดตามความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายส่วนตัวได้ เช่น การเรียนรู้ทักษะใหม่ ประหยัดเงิน หรือทำ Project ส่วนตัว เป็นต้น

โดยรวมแล้ว Kanban ทำให้คุณสามารถจัดการงานและเวลาส่วนตัวได้ดีขึ้น ด้วยเครื่องมือง่ายๆ ที่คุณมีอยู่แล้วนั่นเอง

สรุป

Kanban เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มากในการจัดการกับ Project, ทีมทำงาน, ตลอดจนการจัดการชีวิตประจำวัน ด้วยแนวคิดง่ายๆ เรื่อง “ป้าย” แสดงสถานะ ที่ช่วยติดตามงาน ตลอดจนช่วยฉายภาพใหญ่ให้ทุกคนที่ทำงานร่วมกัน เห็นภาพเดียวกัน ดังนั้น ไม่ว่าตอนนี้คุณจะทำงานกับองค์กรใดอยู่ หรือแม้แต่อยากจัดการงานส่วนตัวในชีวิตประจำวัน ก็อย่าลืมนำ Kanban ไปใช้กัน

MANAWORK.COM ระบบที่จะช่วยให้การทำงานของคุณกับทีมกลายเป็นเรื่องง่าย ไม่ว่าคุณจะอยู่ที่ไหนก็ตาม พร้อมทั้งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน สำหรับผู้ที่สนใจสามารถสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ :

• Facebook: Manawork
• E-mail: support@manawork.com
• โทร. (+66) 52 005 402 หรือ (+66) 63 535 1193