เพิ่ม Productivity ในการทำงานด้วยหลักการ Agile

การทำงานในยุคปัจจุบันมีแนวคิดและรูปแบบการทำงานใหม่ ๆ เช่น การทำงานแบบ Remote Working หรือการทำงานแบบ Hybrid ซึ่งการทำงานอีกรูปแบบหนึ่งที่ต้องให้ความสนใจนั่นก็คือ การทำงานแบบ Agile โดยเน้นที่เรื่องของผลลัพธ์ หรือผลงานมากกว่าขั้นตอนของการทำงาน หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า Agile มาก่อนแล้ว แต่อาจยังไม่ได้นำมาปรับใช้ภายในองค์กร เพราะการปรับใช้นั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยหลายอย่างด้วยกัน

จึงทำให้หลายองค์กรยังไม่เปิดใจให้กับการทำงานแบบ Agile อย่างเต็มตัวการเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานให้เป็นแบบ Agile ให้ธุรกิจของคุณมีความคล่องตัว และรวดเร็วมากขึ้น เพื่อจะก้าวไปข้างหน้าให้เร็วกว่าคู่แข่งของคุณ เพิ่มขีดความสามารถในการดำเนินธุรกิจ การเปลี่ยนโครงสร้างการทำงานให้เป็นแบบ Agile ไม่ว่าคุณจะเป็นธุรกิจขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่ก็สามารถนำ Agile ไปปรับใช้ได้ทั้งนั้น ได้ผลลัพธ์ที่ตรงกับเป้าหมายขององค์กรมากที่สุด

ความเป็นมาของ Agile

Agile ในปี 2001 ได้เกิดขึ้นครั้งแรก โดยกลุ่มนักพัฒนาซอฟต์แวร์ที่นัดพบกันที่รีสอร์ท Snowbird Ski ท่ามกลางภูเขา Wasatch ในรัฐยูท่าห์ ประเทศสหรัฐอเมริกา เพื่อพูดคุย พักผ่อน ประชุมหารือกันและหาจุดร่วมรูปแบบการทำงานใหม่ ในการจะพัฒนาซอฟต์แวร์ให้เติบโตอย่างรวดเร็วได้อย่างไรภายในระยะเวลาอันสั้นและเกิดความผิดพลาดน้อยที่สุด ต่างร่วมกันถกเถียงถึงปัญหาเพื่อให้เกิดทางเลือกใหม่ที่เข้ามาแทนการพัฒนาซอฟต์แวร์แบบเก่าที่เรียกว่า “Heavyweight” จนได้เกิดคำว่า “Agile” เกิดขึ้นนั่นเอง

“Agile ไม่ใช่เรื่องไกลตัว ไม่ใช่คำศัพท์เท่ ๆ ไม่ใช่เครื่องมือหรือกระบวนการ แต่มันเป็นวิธีคิดในการทำงานแห่งอนาคต” จาก แอรี ฟาน เบนเนคุม (Arie van Bennekum)

Agile คืออะไร

Agile มีรากศัพท์มาจาก Agility หมายถึง ความคล่องแคล่ว ว่องไว ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว ซึ่ง Agile เป็นแนวคิดที่เน้นผลลัพธ์ในการทำงาน มากกว่าขั้นตอน เน้นการสื่อสารและประสานงานกันในทีม แบ่งงานเป็นงานย่อย เพื่อเป็นการส่งมอบงานชิ้นเล็ก ๆ นำมาประกอบกันเป็นโปรเจค เรียนรู้ข้อผิดพลาดได้อย่างรวดเร็ว และพัฒนาหาทางแก้ไขได้ทันท่วงที โดย Agile เป็นมากกว่ารูปแบบของการทำงาน แต่เป็นวัฒนธรรมขององค์กรและทัศนคติในการทำงานร่วมกัน

นอกจาก Agile แล้ว หลายคนอาจเคยได้ยินคำว่า Scrum มาก่อนเป็นตัวช่วยให้การทำงานแบบ Agile ที่ทำอยู่แล้วเป็น Agile ที่มีขั้นตอนที่ชัดเจนและสมบูรณ์มากขึ้น หลาย ๆ องค์กรอาจมี Standup Meeting เป็นประจำ เป็นการพูดคุยถึงสิ่งที่ทำอยู่ ปัญหาที่แต่ละคนพบเจอ และช่วยกันในทีมเพื่อหาทางแก้ไข ซึ่งในยุคดิจิทัลนี้มี Project Management Tools เป็นเครื่องมือที่ตอบโจทย์คนทำงานโดยเฉพาะสายไอทีเป็นอย่างมาก

ตำแหน่งที่สำคัญใน Agile

Stakeholder

ผู้ที่มีส่วนเกี่ยวข้องกับผลิตภัณฑ์ ตั้งแต่ผู้ใช้งาน เจ้าของบริษัท หรือบริษัทคู่สัญญาที่มาจ้างบริษัทคุณ หลายบริษัทอาจจะจ้าง Outsource อาจมีปัญหาว่าผู้ใช้งานกับคนตรวจรับงานมีความต้องการที่ต่างกัน ทางที่ถูกต้องควรยึดผู้ใช้งานจริงเป็นหลัก

Product Owner (PO) ผู้ออกแบบผลิตภัณฑ์เพื่อตอบสนอง Stakeholder

เป็นผู้ที่ต้องเข้าใจความคิดของ Business มากที่สุด เพราะต้องสื่อสารกับ Business เพื่อเก็บข้อมูล Requirement และรายละเอียดต่าง ๆ ให้ครบถ้วน และนำมาถ่ายทอดให้กับ Developer ได้อย่างถูกต้อง

Developer (Dev) ผู้พัฒนาผลิตภัณฑ์ตามที่ออกแบบไว้ให้เกิดขึ้นจริง

ผู้ที่พัฒนาผลิตภัณฑ์ตามที่ออกแบบตามวางแผนที่วางไว้ไปจนถึงการทดสอบระบบและส่งมอบให้ผู้ใช้งานได้ง่ายและรวดเร็ว

ลำดับความสำคัญของการทำงานแบบ Agile

งานสำคัญ เร่งด่วน

ต้องให้ความสำคัญในข้อนี้มากที่สุด ต้องรีบดำเนินการทันทีภายในกรอบเวลาอันจำกัด และควรเสร็จสิ้นเป็นลำดับแรก ดูกำหนดการว่าใกล้เวลาต้องส่งหรือยัง หากไม่รีบดำเนินการจะเกิดปัญหาหรือส่งผลกระทบต่องานอื่น

งานสำคัญ ไม่เร่งด่วน

งานในส่วนนี้มักถูกละเลย เพราะเป็นงานที่ไม่เร่งด่วน แต่มีความสำคัญต่อเป้าหมายและเป็นงานที่อยู่ในแผนที่วางไว้ช่วยให้คุณประสบความสำเร็จได้ ดังนั้น อย่าลืมให้ความสำคัญกับงานประเภทนี้ ถ้าปล่อยไว้โดยไม่ทำอะไร มันก็จะค่อย ๆ กลายเป็นงานสำคัญที่เร่งด่วน

งานไม่สำคัญ เร่งด่วน

ส่วนใหญ่จะถูกผลักให้ทำงานในกลุ่มนี้เป็นส่วนใหญ่ เพราะเป็นงานแทรกระหว่างงานตามแผนที่ดำเนินการอยู่ สาเหตุเกิดจากไม่มีแผนงานหรือไม่ทำตามแผนงาน ทำให้มีงานด่วนเข้ามาได้เรื่อย ๆ ดังนั้น คุณควรปฏิเสธงานด่วนที่เข้ามาบ้าง ถ้าไม่ใช่งานที่เร่งด่วนถึงขั้นวิกฤต เพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติงานตามแผนที่วางไว้ได้ จะได้มีเวลาทำงานที่สำคัญมากขึ้น

งานไม่สำคัญ ไม่เร่งด่วน

งานนี้ไม่ควรจัดอยู่ในลำดับหรือควรจัดอยู่ในลำดับท้าย ๆ หรือช่วงเวลาที่ดำเนินการชัดเจน เพราะไม่ได้มีผลกกระทบอะไรต่อเป้าหมาย และยังทำให้เสียเวลากับงานประเภทนี้ไปค่อนข้างมาก จึงมีเวลาในการทำงานที่สำคัญน้อยลง แต่รู้สึกว่างานยุ่งมาก ได้ผลลัพธ์ที่น้อย และไม่เป็นไปตามเป้าหมาย ถ้าจะทำเลือกใช้เวลาที่เหลือจากการทำงานอื่น หรือวันที่ว่าง ๆ จะดีกว่า

หัวใจสำคัญของ Agile

1. ร่วมแรงร่วมใจเป็นทีมเวิร์ค
2. สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ
3. ปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง

ทั้งสามแนวทางนี้ ปรับใช้กับการทำงาน ได้ดังนี้

1. ร่วมแรงร่วมใจเป็นทีมเวิร์ค

การวางแผนงานที่ดีต้องระบุกับผู้ส่งมอบงานหรือลูกค้าให้ชัดเจน จะเห็นกระบวนการการทำงานและผู้เกี่ยวข้องในโปรเจคต่าง ๆ เพื่อหาแนวทาง วัตถุประสงค์ที่ชัดเจนร่วมกันกับพวกเขา และให้การวางแผนเป็นไปอย่างรัดกุม ตรงตาม Requirement  ของลูกค้า แล้วนำ Requirement เหล่านั้นมาวางแผนกับ Team Member ต่อ เพื่อหาวิธีที่เหมาะสมในการแก้ปัญหาให้กับลูกค้า ใช้ Project Management Tools เพื่อ Assign Tasks ให้ Team Member แบ่งงานตามความสามารถของแต่ละบุคคลในทีม

การทำงานต้องมีการจัดการที่ดีเพื่อให้งานราบรื่น และการใช้ Project Management Tools ดีอย่างไรไปดูกันเลยคลิก

2. สื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ

การทำงานแบบ Agile นั้นกระตุ้นให้ทีมสื่อสาร Collaboration กับ Team Member ให้มากขึ้น เพื่อหาแนวทางใหม่ ๆ ให้ได้ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น มองเห็นเป้าหมายตรงกันว่าจะดำเนินการไปในทิศทางไหน ทุกคนเข้าใจกระบวนการทำงาน เมื่อมีคนในทีมติดปัญหาก็จะสามารถสื่อสารกันให้ทีมรับทราบ เพื่อให้ปัญหานั้นถูกแก้ไขได้อย่างรวดเร็ว

ยุคนี้ที่มีความยืดหยุ่นในการทำงานสูงและเป็นปกติที่ทุกคนจะทำงานอยู่ที่ไหนก็ได้ ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ดังนั้น การใช้ Project Management Tools ที่มีฟีเจอร์รองรับการสื่อสารกับ Team Member จะยิ่งช่วยให้การสื่อสารนั้นง่ายขึ้น การสื่อสารที่ดี ไม่จำเป็นต้องอยู่ที่เดียวกันก็สามารถสื่อสารกันได้ทุกเมื่อ ด้วย Project Management Tools ที่มี Projects and Tasks ที่ช่วยให้ Team Member ได้เห็นกระบวนการทำงานของทุกคนในทุกขั้นตอนและทุกโปรเจคที่เกี่ยวข้อง โดย Task Management สามารถช่วยให้ทีมดำเนินการตามขั้นตอนการทำงานได้อย่างมีระบบโดยอัตโนมัติ MANAWORK เป็น Project Management Tools ของคนไทย ที่มีฟีเจอร์หลากหลายให้คุณ Collaboration กันได้อย่างราบรื่น ให้ทีมมี Productivity เพิ่มขึ้น สามารถสื่อสารได้ภายใน Task ได้ทุก Project และยังสามารถแชร์ Task งานให้ Team Member เข้าถึงงานของคุณอย่างง่ายดาย

MANAWORK จัดการงานบริหารทีม ที่สามารถเพิ่ม Productivity ให้กับการทำงานให้มากขึ้น และ Free Trial 30 วัน

3. ปรับตัวกับการเปลี่ยนแปลง

การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในยุคดิจิทัล ทุกองค์กรต้องมีการปรับตัวเพื่อให้ธุรกิจขับเคลื่อนไปข้างหน้าอย่างไม่สะดุด ซึ่งกระบวนการทำงานแบบ Agile สามารถนำความเปลี่ยนแปลงมาเป็นความได้เปรียบในการแข่งขันได้ เพราะหากองค์กรใดไม่มีการปรับตัว ก็อาจถูก Disrupt ในที่สุด และการนำ Project Management Tools มาใช้ในองค์กรก็จะยิ่งเพิ่มศักยภาพให้กับทีมมากขึ้น

Agile ไม่มีหลักการตายตัว แต่เป็น Mindset ของการทำงานที่จะทำให้องค์กรอยู่รอดได้ในทุกสถานการณ์ที่มีการเปลี่ยนแปลง การที่จะพัฒนาองค์กรให้ก้าวไปข้างหน้ามากขึ้นต้องสร้างความเข้าใจให้กับทีมและยอมรับการปรับตัวที่จะเกิดขึ้น ไม่ว่าจะเป็นองค์กรเล็กหรือใหญ่ก็สามารถนำ Agile มาปรับใช้กับการทำงานได้ทั้งนั้น และการนำ Project Management Tools มาใช้ร่วมไปด้วยถือเป็นการ Transform องค์กรได้อย่างดีเลยทีเดียว ช่วยทั้งในเรื่องของการวางแผน ติดตามความคืบหน้า ไปจนถึงการตั้งเป้าหมายในองค์กรให้ก้าวไปสู่ความสำเร็จ

ที่มา : https://brandinside.asia/agile-and-scrum-for-new-business/

https://www.entraining.net/article/%E0%B8%81%E0%B8%B2%E0%B8%A3%E0%B8%88%E0%B8%B1%E0%B8%94%E0%B8%A5%E0%B8%B3%E0%B8%94%E0%B8%B1%E0%B8%9A%E0%B8%84%E0%B8%A7%E0%B8%B2%E0%B8%A1%E0%B8%AA%E0%B8%B3%E0%B8%84%E0%B8%B1%E0%B8%8D%E0%B8%82%E0%B8%AD%E0%B8%87%E0%B8%87%E0%B8%B2%E0%B8%99/

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม คลิก!!!👉 https://manawork.com/

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับทางทีมงานได้ทาง Facebook หรือ Line

นัดเดโม่ / ข้อเสนอแบบองค์กร ติดต่อได้ที่ 063-535-1193 (ทีมมานะ)

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

#MANA มานะ