วิธีการ Transform องค์กรสู่ยุคใหม่ ด้วยการใช้งาน Project Management

วิธีการ Transform องค์กรสู่ยุคใหม่ ด้วยการใช้งาน Project Management

องค์กรยุคใหม่ ต้องฉับไว และเท่าทันการเปลี่ยนแปลง ภายใต้กระแส Disruption ในทุกวงการ หลายบริษัทเริ่มมีกลยุทธ์ในการปรับตัว ด้วยกระบวนการที่เราเรียกว่า Transformation ซึ่งการ Transform ดังกล่าวนี้ มีหลายความหมาย มีทั้งความหมายในแง่กลยุทธ์การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ (ฺBusiness Transformation) หรือการปรับใช้เทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามานำความเปลี่ยนแปลงในองค์กร (Digital Transformation) ซึ่งในวันนี้ เราจะมุ่งความสนใจไปที่อย่างหลังเป็นสำคัญ
เนื่องจากปัจจุบัน เทคโนโลยีดิจิทัลเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยลดต้นทุนของธุรกิจ เพิ่มทั้งประสิทธิภาพและประสิทธิผลให้กับธุรกิจได้พร้อม ๆ กัน วันนี้เราจะชวนนักอ่านทุกคนมาเรียนรู้การ Transform องค์กรสู่ยุคใหม่ ด้วยกรอบคิดเรื่อง Project Management ที่จะช่วยให้กระบวนการเปลี่ยนผ่านนั้นเป็นระบบ ทำได้จริง และอยู่ในกรอบเวลาที่เราวางเอาไว้ได้ เพื่อให้ธุรกิจเดินหน้าได้อย่างรวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ

Project Management คืออะไร?

การบริหารโครงการ (Project Management) เป็นเรื่องของการจัดการ การใช้ทรัพยากรต่าง ๆ ที่มีอยู่อย่างเหมาะสม เพื่อให้การดำเนินโครงการบรรลุวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้อย่างมีประสิทธิภาพ ภายในเวลาที่จำกัด โดยการจัดการนี้อยู่ภายใต้เงื่อนไข 3 อย่าง คือ เวลา (Time) งบประมาณ (Budget) และคุณภาพ (Quality) ซึ่งเงื่อนไขเหล่านี้คือหัวใจของการบริหารโครงการ (Project Management)

หลักสำคัญของ Project management คือการจัดการทรัพยากร โดยในเบื่องต้น “ทรัพยากร” ในที่นี้ หมายถึง คนทำงาน ความรู้ ทักษะ ความเชี่ยวชาญ การร่วมมือกันของทีมงาน ตลอดจนเครื่องมือ เครื่องใช้ สิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ

ทรัพยากรเหล่านี้จะต้องถูกจัดการอย่างดี ไม่ว่าโครงการ (Project) เหล่านั้นจะว่าด้วยเรื่องใดก็ตาม แต่ทรัพยากรที่อยู่ภายใต้การบริหารจะต้องถูกจัดการอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด นั่นเป็นเหตุผลสำคัญที่ว่า ทำไมเราต้องทำความเข้าใจ Project management

ความสำคัญของการบริหารโครงการ (Project Management)

1. ทำให้ทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์และหน้าที่ต่าง ๆ ของตัวเองภายใต้โครงการ (Project) แต่ละโครงการ
2. ทำให้แผนงานมีความชัดเจน เกิดการประสานงานที่ดี ลดความขัดแย้งและความซ้ำซ้อนในงานที่ทำ
3. ทำให้สามารถบริหารจัดการทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ
4. มองเห็นความเสี่ยง และสามารถบริหารจัดการความเสี่ยงได้อย่างเป็นระบบ

องค์ประกอบที่สำคัญของการบริหารโครงการ (Project Management)

1. Requirement หรือโจทย์ที่เราต้องทำสำหรับแต่ละโครงการ ส่วนนี้จะบ่งชี้ว่าสิ่งที่เรากำลังจะทำมีขอบเขตในเชิงปริมาณ และเชิงคุณภาพอย่างไร ซึ่งการเก็บ Requirement จะต้องระบุรายละเอียดอย่างชัดเจน เพื่อให้ง่ายต่อการนำไปแก้โจทย์
2. Cost คือ งบประมาณของโครงการ ซึ่งประกอบด้วย 3 M (Man, Money, Material)
3. Time คือ ระยะเวลาที่จะดำเนินโครงการ ซึ่งจะต้องกำหนดห่วงเวลามาอย่างชัดเจน

Tip : โดยมากในองค์กรจะมีตำแหน่งที่เรียกว่า Project Manager เป็นผู้ดูแลควบคุมงานที่เป็นโครงการ (Project) ต่าง ๆ ให้เรียบร้อย ลักษณะเฉพาะของตำแหน่งดังกล่าวในองค์กร คือการดูแลงานที่ไม่ใช่งาน Routine เป็น Strategic Project หรือโครงการที่มีความสำคัญต่อการขับเคลื่อนองค์กรในแง่มุมต่าง ๆ และนี่คือแง่มุมในเนื้องานที่ Project Manager จะต้องรับผิดชอบ

1. Integration - การผสมผสานทุกอย่างเข้าด้วยกัน ทั้งข้อมูล คน ความรู้ของคนในทีม สิ่งแวดล้อม และอีกมากมาย เพื่อสร้างเป็นแผนงานที่ทำให้โครงการ (Project) เกิดขึ้นได้
2. Scope - วางแผน และสร้างกรอบการทำงานอย่างเป็นระบบ
3. Time - ควบคุมและ Monitor ให้งานต่าง ๆ สามารถส่งต่อได้ตามระยะเวลาที่มีการตกลงกันไว้
4. Cost - วางแผนและควบคุมงบประมาณสำหรับโครงการ (Project) ที่รับผิดชอบ
5. Quality - ควบคุมคุณภาพ และประสิทธิภาพของงานให้ออกมาอย่างที่วางแผนเอาไว้
6. Human Resource - จัดหาและจัดการคนในทุก ๆ สายงาน ที่จำเป็นต่อการ Support โครงการ (Project) เพื่อให้โครงการดำเนินต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ
7. Communication - การสื่อสารกับคนในทีม คนนอกทีม หน่วยงานต่าง ๆ ต้องเคลียร์ และชัดเจน
8. Stakeholder Management - Stakeholder คือทุกคนที่มีส่วนร่วมกับโครงการนั้น ๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัท ผู้ถือหุ้น ทีมงาน รวมถึงไป ชาวบ้าน หรือผู้ที่มีผลกระทบ ทั้งเชิงลบ และเชิงบวก จากโครงการ

จัดการองค์กรยุคใหม่ อยู่ที่ไหนก็บริหารได้ คลิก

Project Management เข้าใจการจัดการที่ดี มีขั้นตอนยังไง

หลักการในการบริหารโครงการ (Project Management) ที่ดีคือการแบ่งโครงการ (Project) ใหญ่ ๆ ให้เป็นโครงการ (Project) เล็ก ๆ ที่ง่ายต่อการดูแลบริหาร โดยวิธีการในการจัดการแต่ละโครงการ (Project) มีหัวใจสำคัญอยู่ 5 ขั้นตอน ซึ่งหากนักอ่านได้ลองอ่านข้อมูลจากแหล่งอื่น อาจพบว่ามีมาก หรือน้อยกว่านี้ ซึ่งนั่นก็มาจากการตีความและทำความเข้าใจของแต่ละสำนัก แต่โดยหลักการแล้ว 5 ขั้นตอนนี้คือขั้นตอนที่เป็นหัวใจ และมีความสำคัญสูงสุด

1. การริเริ่ม (Initiating) – ขั้นตอนแรกสุดของการบริหารโครงการ (Project Management) ก็คือการเริ่มต้น ในส่วนนี้ผู้มีหน้าที่บริหารโครงการ (Project Manager) จำเป็นต้องประเมินว่าโครงการ (Project) มีมูลค่าเท่าไร และมีความเป็นไปได้ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่ โดยประเมินจากโจทย์หรือ Requirement ที่ได้รับ ซึ่งมาจากภาคส่วนต่าง ๆ ที่มีความต้องการให้เกิดโครงการ (Project) แต่ละโครงการขึ้น ร่วมกับการดูเบื้องต้นว่าค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการทำโครงการ เพียงพอสำหรับคุณภาพงานที่ต้องการหรือไม่

2. การวางแผน (Planning) – หลังจากที่โครงการได้รับการอนุมัติแล้ว ก็จะเข้าสู่กระบวนการการวางแผนโครงการ เพื่อที่จะลงรายละเอียด ในกระบวนการนี้จะมีการตั้งทีมงาน ทำแผนโครงการ กำหนดกิจกรรมย่อย เป้าหมายของกิจกรรมย่อย รวมทั้งค่าใช้จ่ายและทรัพยากรอื่น ๆ ที่ช่วยในการวางแผนบริหารโครงการมาใช้วิเคราะห์ และศึกษาความเป็นไปได้ในรายละเอียดด้านต่าง ๆ ของโครงการ ว่าเหมาะสมและมีประสิทธิภาพในการนำไปใช้มากน้อยเพียงใด ซึ่งจะทำให้มองเห็นเป้าหมายและผลที่จะได้รับ ถ้าผลการวิเคราะห์มีความเป็นไปได้ จะทำให้การตัดสินใจดำเนินโครงการมีข้อผิดพลาดน้อยลง

ขั้นตอนนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้เจ้าของโครงการมั่นใจได้ว่ากิจกรรมทั้งหมดในโครงการจะอยู่ในเวลาและงบประมาณที่กำหนดไว้

3. การดำเนินงาน (Executing) – เมื่อมีการอนุมัติ และวางแผนอย่างรัดกุมแล้ว ก็เข้าสู่ขั้นตอนของการปฏิบัติงาน หากโครงการมีการวางแผนที่ดีและครอบคลุมมากพอ ขั้นตอนการดำเนินการก็จะทำได้ง่าย ขั้นตอนการดำเนินคือการทำงานเพื่อให้เกิดผลลัพธ์ที่ทุกคนพึงพอใจ

โดยหน้าที่หลักของผู้บริหารโครงการ (Project Manager) ก็คือการดูแลและบริหารจัดการให้ทรัพยากรต่าง ๆ ถูกนำไปใช้ตามแผนงานที่วางไว้ และสนับสนุนให้คนทำงานสามารถทำงานที่ตัวเองได้รับมอบหมายได้อย่างคล่องตัว

4. การตรวจสอบและควบคุม (Monitoring and Controlling) – ในขั้นตอนการดำเนินงาน จะต้องมีการตรวจสอบ และควบคุมคุณภาพของงานควบคู่ไปด้วย เป้าหมายของการตรวจสอบและควบคุม ก็คือการดูแลให้กิจกรรมทุกอย่างในโครงการเป็นไปตามที่กำหนดไว้ มีข้อผิดพลาดน้อยที่สุด รวมถึงควบคุมคุณภาพให้เป็นไปตามที่คาดการณ์เอาไว้ได้

ทั้งนี้ นอกจากการควบคุมคุณภาพแล้ว การบริหารโครงการ (Project Management) ที่ดีจะต้องทำการควบคุมงบประมาณ ให้เป็นไปอย่างถูกต้อง เพื่อให้เกิดความโปร่งใส และมั่นใจว่าจะไม่มีปัญหาตามมาในภายหลัง

5. การประเมินและปิดโครงการ (Closing) – การประเมินโครงการว่าบรรลุผลสำเร็จตามที่ตั้งไว้หรือไม่ ต้องมีการจัดทำรายงานการตรวจสอบ โดยตรวจสอบระหว่างการดำเนินโครงการเก็บไว้เป็นข้อมูลและเสนอต่อผู้บริหารต่อไปหลังปิดโครงการ เพื่อประเมินว่าผลงานของโครงการเป็นประโยชน์ต่อผู้มีส่วนได้เสีย หรือมีการปฏิบัติการใดผิดพลาดหรือไม่ ในรายงานควรมีการระบุ เพื่อนำไปปรับปรุงโครงการอื่น ๆ ต่อไป จากนั้นจึงปิดโครงการ

อุปสรรคที่มักพบในการบริหารโครงการ

• ความสลับซับซ้อนของโครงการทำให้เกิดความยุ่งยากในการสื่อสาร และประสานงาน
• ความต้องการเฉพาะด้านสำหรับลูกค้า
• การปรับโครงสร้างขององค์กรทำให้ขาดอำนาจในการสั่งงานฝ่ายอื่น

ความเสี่ยงจากโครงการ

• การเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีที่ใช้ในการบริหารโครงการ
• มีการวางแผนและการตั้งเวลาผิดพลาดทำให้ไม่สามารถปฏิบัติตามแผนได้

Transform องค์กรสู่ยุคใหม่ ด้วย Project Management

Digital Transformation กลายเป็นโจทย์สำคัญที่หลายองค์กรจะต้องตีให้แตก เพื่อนำองค์กรไปสู่โลกแห่ง Disruption ได้อย่างเข้มแข็ง โดยการเปลี่ยนผ่านของแต่ละองค์กรนั้นมีโจทย์และสิ่งที่ต้องแก้แตกต่างกัน สิ่งที่เราจะนำมาแชร์กันในวันนี้ เป็นกรอบคิดที่ทำให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างราบรื่น จะมีอะไรบ้าง มาดูกัน ก่อนอื่นเรามาทำความเข้าใจ Digital Transformation กันก่อนเลย

Digital Transformation คืออะไร?

Digital Transformation เป็นกระบวนการที่องค์กรดำเนินการเพื่อปรับปรุงและเปลี่ยนผ่านรูปแบบการทำงานด้วยการนำเทคโนโลยีดิจิทัลเข้ามาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ พัฒนาศักยภาพของคนทำงาน และองค์กร

เป้าหมายหลักของ Digital Transformation คือการใช้เทคโนโลยีดิจิทัลและนวัตกรรมใหม่ทั้งเครื่องมือและวิธีคิด เข้ามาสร้างความสามารถในแข่งขัน ตลอดจนตอบสนองความต้องการของลูกค้าเป้าหมายในแต่ละธุรกิจ

ที่สำคัญคือเทคโนโลยียังเข้ามาช่วยสร้างจุดขายที่แตกต่างให้กับองค์กรแต่ละองค์กรได้ด้วย โดยส่วนนี้ ขึ้นอยู่กับวิธีการนำเทคโนโลยีเข้ามาใช้งาน และเป้าหมายขององค์กรที่อยากได้จากกระบวนการ Digital Transformation

พูดให้ง่ายที่สุดคือ กระบวนการ Digital Transformation เกิดขึ้นได้กับทั้งการจัดการองค์กร และผลิตภัณฑ์ ในแง่องค์กร คือการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน ตลอดจนการใช้กรอบคิดการพัฒนาเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการทำงาน อย่าง Agile, Scrum สิ่งเหล่านี้ต่างเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการ Digital Transformation นอกจากนี้ยังมีเครื่องมืออื่น ๆ ที่เข้ามาช่วยในระบบการจัดการองค์กรตั้งแต่ต้นน้ำ ยันปลายน้ำ ตั้งแต่เครื่องมือในการวางแผน ไปจนถึงเครื่องมือการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า เป็นต้น

ในแง่ของผลิตภัณฑ์ คือการนำเทคโนโลยีมาอัปเกรดผลิตภัณฑ์ให้ดียิ่งขึ้น ตอบโจทย์ลูกค้ามากขึ้น ซึ่งส่วนนี้มักนำมาใช้ในสายการผลิต โดยสรุปทั้งสองแง่มุมนี้ หัวใจสำคัญของ Digital Transformation คือข้อมูล (Data) เมื่อองค์กรสามารถออกแบบเครื่องมือในการเก็บข้อมูลได้อย่างดี นำมาใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเพิ่มยอดขายให้กับองค์กรได้จริง ถึงจุดนี้ องค์กรก็จะมั่นใจได้ว่าองค์กรนั้น ๆ ถูกทำให้เป็นองค์กรดิจิทัลโดยสมบูรณ์

หลายคนอาจจะสงสัยว่าทำไมหลายบริษัทจึงให้ความสนใจกับการเปลี่ยนแปลงองค์กรเพื่อให้เข้าสู่ยุคดิจิทัล คำตอบคือเพื่อไม่ให้ธุรกิจของพวกเขาโดน Disrupt

Disruption คือการเปลี่ยนแปลงของสภาพแวดล้อมที่เกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ส่งผลให้องค์กรที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงตนเองได้ตามสภาพแวดล้อม ก็ต้องล้ม หาย ไปจากระบบ ซึ่งก็คือการปิดตัวลงของบริษัท ตัวอย่างที่มีให้เห็นชัด คือ ธุรกิจสื่อสิ่งพิมพ์ ที่นับวันผู้คนยุคใหม่หันไปใช้บริการรับข่าวสารผ่านอินเทอร์เน็ตกันมากขึ้นส่งผลให้ธุรกิจสื่อต้องเปลี่ยนแปลงตัวเองให้เข้ากับยุคใหม่ด้วยการผสานเทคโนโลยีเข้ากับธุรกิจเพื่อตอบสนองความต้องการของผู้บริโภค ซึ่งกระบวนการดังกล่าวก็คือ Digital Transformation

ผลกระทบของ Digital Transformation คือการเปลี่ยนแปลงในกระบวนการทำงานที่มีความยืดหยุ่นสูงขึ้น การเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็วและสะดวกยิ่งขึ้น และประหยัดงบประมาณมากขึ้น การลงทุนในกระบวนการ Digital Trasformation คือการลงทุนระยะยาว ในโครงสร้างขององค์กร และผลิตภัณฑ์ แม้หลายองค์กรจะต้องทุ่มงบมหาศาลกับการเปลี่ยนแปลงนี้ แต่เมื่อคิดกำไรในระยะยาว จะเห็นได้ชัดว่ากระบวนการนี้ช่วยองค์กรประหยัดต้นทุนได้ และทำให้เกิดความคล่องตัว ลดความซ้ำซ้อนในกระบวนการทำงานที่เป็นต้นทุนซึ่งมองไม่เห็นลงได้

Tip : เมื่อจะเปลี่ยนผ่านเป็นองค์กรดิจิทัล มีสิ่งสำคัญ 3 อย่างที่องค์กรควรทำความเข้าใจ ได้แก่

1. ประสบการณ์ลูกค้า (Customer Experience)

เป็นการทำความเข้าใจถึงความต้องการของลูกค้าเพื่อที่องค์กรจะได้พัฒนาเทคโนโลยีเพื่อตอบสนองความต้องการเหล่านั้น

2. กระบวนการปฏิบัติงาน (Operational Process)

เน้นไปที่การเปลี่ยนแปลงระบบการทำงานภายในองค์กร จากระบบที่จะต้องใช้กำลังเปลี่ยนไปเป็นการพึ่งพาเทคโนโลยีที่มากขึ้นเพื่อให้เกิดกระบวนการผลิตที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

3. โมเดลธุรกิจ (Business Model)

กระบวนการ Digital Transformation จะช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงรูปแบบของการทำธุรกิจเพื่อพัฒนาองค์กรให้ไปสู่การทำงานที่ดีขึ้น ทำให้องค์กรมีโอกาสได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจ

ใช้ Project Management มา Transform องค์กรสู่ยุคใหม่กัน!

ต่อไปนี้คือขั้นตอนหลักในการดำเนินการทำการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงองค์กรไปสู่การเป็นองค์กรดิจิทัล ด้วยกรอบคิดของ Project Management ที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงองค์กรเป็นไปอย่างมีระบบ และสามารถควบคุมให้เป็นไปตามเวลาที่กำหนดได้

ริเริ่ม

1. เข้าใจธุรกิจ - เริ่มทำความเข้าใจว่าทำไมธุรกิจเราจึงต้องเปลี่ยนแปลง สภาพแวดล้อม คู่แข่ง และความเป็นไปที่รายรอบองค์กร มีผลเสียมากแค่ไหนกับองค์กร เป็นเหตุผลที่เพียงพอหรือไม่ที่จะต้องทุ่มงบประมาณเพื่อการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างองค์กร และหากต้องเปลี่ยนแปลง โจทย์ของธุรกิจของเราคืออะไร นี่คือสิ่งที่องค์กรต้องตอบให้ได้ ในกระบวนการริเริ่ม

วางแผน

2. วางแผนโครงการ (Project Planning) - ในขั้นตอนนี้องค์กรต้องกำหนดเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ ที่สำคัญคือต้องออกแบบองค์กรดิจิทัลที่อยากจะเป็นก่อน ตอบให้ได้ว่าภาพสุดท้ายขององค์กรเราจะเป็นอย่างไร แล้วจึงวางแผนและรวบรวมทรัพยากรที่จำเป็น เช่น งบประมาณ บุคลากร และเครื่องมือที่จะใช้ ตลอดจนวางแผนเวลาที่เหมาะสมและกำหนดกิจกรรมที่ต้องทำในแต่ละระยะเวลา เพื่อให้โครงการดำเนินไปอย่างเป็นระบบ

3. วางแผนการดำเนินงาน (Work Breakdown Structure) - ทำการแบ่งงานออกเป็นกิจกรรมเพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่นและชัดเจน สามารถใช้เทคนิคต่าง ๆ เช่น แผนภาพการทำงาน (Workflow Diagram), หรือโครงสร้างงาน (Work Breakdown Structure) เพื่อช่วยแบ่งงานให้มีความเหมาะสมและไม่ขาดตกบกพร่อง ส่วนนี้จะเริ่มเป็นงานของ Project Manager แล้ว

4. การกำหนดระยะเวลา (Timeline Definition) - ต้องกำหนดระยะเวลาที่เหมาะสมสำหรับแต่ละกิจกรรม โดยใช้เทคนิคเช่น Diagram, แผนงาน (Gantt Chart) เพื่อแสดงระยะเวลาการทำงานของแต่ละกิจกรรม และการกำหนดส่วนที่สำคัญ เช่น การกำหนดวันสำคัญ (Milestones) เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ

การเปลี่ยนผ่านเป็นองค์กรดิจิทัลนั้น อาศัยการทำงานร่วมกันทั้งองค์กร ที่สำคัญต้องทำในระยะเวลาอันรวดเร็ว เพราะกระบวนการเปลี่ยนผ่านส่งผลกระทบกับทุกภาคส่วนในบริษัท จึงควรใช้เวลาให้น้อยที่สุด เพื่อควบคุมระดับความเสียหายที่อาจเกิดขึ้น

5. การจัดทีม (Team Organization) - เริ่มกำหนดทีมงานที่เหมาะสมสำหรับโครงการ โดยพิจารณาความสามารถและทักษะของสมาชิกในทีม ซึ่งควรกำหนดหน้าที่และความรับผิดชอบของแต่ละคนในทีมเพื่อให้งานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น

6. การจัดการทรัพยากร (Resource Management) - คุณต้องจัดสรรทรัพยากรที่จำเป็นให้เหมาะสมกับงานที่ต้องทำ รวมถึงงบประมาณ, บุคลากร, วัสดุ และเครื่องมือที่ต้องใช้ในโครงการ การวางแผนและจัดการทรัพยากรให้เพียงพอและเหมาะสมจะช่วยให้งานดำเนินไปได้ตามที่วางเป้าหมายไว้

ดำเนินงาน

7. การดำเนินการและติดตาม (Execution and Monitoring) - ในขั้นตอนนี้คุณต้องดำเนินการตามแผนโครงการที่กำหนดไว้ ตรวจสอบความคืบหน้าของแต่ละกิจกรรม และติดตามการใช้ทรัพยากร

คุณสามารถใช้เทคนิคและเครื่องมือต่าง ๆ เพื่อติดตามความคืบหน้าของโครงการ เช่น การใช้แผนภาพแกนต์ (Gantt Chart) หรือ Milestone เพื่อตรวจสอบและแสดงแผนการทำงานรวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรม ตลอดจนสร้างระบบการติดตามความคืบหน้า (Progress Tracking System) เพื่อบันทึกและติดตามความคืบหน้าของกิจกรรม แต่ละรายการ เพื่อรวมและรายงานความคืบหน้า (Progress Reporting) ให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการได้

8. การจัดการการสื่อสาร (Communication Management) - การสื่อสารเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงองค์กร คุณควรกำหนดวิธีการสื่อสารที่เหมาะสม รวมถึงสร้างช่องทางการสื่อสารที่เปิดโล่งให้กับผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการ เพื่อให้ข้อมูลและความคืบหน้าถูกต้องและทันเวลา

9. การจัดการความเสี่ยง (Risk Management) - ความเสี่ยงเป็นสิ่งที่อาจเกิดขึ้นในการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงองค์กร คุณควรจัดทำการวิเคราะห์ความเสี่ยงและกำหนดแผนการจัดการความเสี่ยง เพื่อลดความผิดพลาดและป้องกันปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในอนาคต

10. การดูแลเอกสาร (Documentation Management) การจัดเก็บและบริหารจัดการเอกสารเป็นสิ่งสำคัญในการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงองค์กร คุณควรสร้างและบริหารจัดการเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการอย่างเป็นระบบ ที่สำคัญต้องนำเทคโนโลยีมาใช้ ถ่ายโอนเอกสารทั้งหมดเข้าสู่ระบบบริหารจัดการ ที่ค้นหา และดูแลได้สะดวก นี่เป็นจุดเริ่มต้นที่สำคัญ ที่จะทำให้การเปลี่ยนผ่านองค์กรสำเร็จและมีประสิทธิภาพ

11. การจัดการการฝึกอบรม (Training Management) - คนทำงานสำคัญที่สุด เมื่อองค์กรเปลี่ยนแปลง จะต้องฝึกอบรมพนักงานให้มีความรู้และทักษะที่เหมาะสม เพื่อให้สามารถทำงานในรูปแบบใหม่หรือมีการปรับปรุงได้อย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรควรวางแผนและจัดการการฝึกอบรมให้เป็นไปตามที่กำหนดไว้ รวมถึงการประเมินผลและการติดตามความก้าวหน้าของการฝึกอบรมด้วย

12. การจัดการเปลี่ยนแปลง (Change Management) - เมื่อมีการปรับปรุงหรือเปลี่ยนแปลงในองค์กร การจัดการเปลี่ยนแปลงเป็นสิ่งสำคัญในการให้แนวทางและการสนับสนุนให้กับบุคลากรในการยอมรับและปรับตัวต่อการเปลี่ยนแปลง ควรมีการตรวจสอบผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลง และวางแผนสำหรับการสนับสนุนและการสื่อสารในการเปลี่ยนแปลงให้เกิดผลลัพธ์ที่ดีและสามารถยอมรับได้สำหรับสมาชิกในองค์กร

ตรวจสอบและควบคุม

13. การตรวจสอบและประเมิน (Review and Evaluation) - เมื่อโครงการก้าวหน้าไปสู่ขั้นตอนต่างๆ ควรทำการตรวจสอบและประเมินผลโครงการ โดยใช้เครื่องมือเช่นการประเมินความสำเร็จของกิจกรรม (Activity Success Evaluation) และการวิเคราะห์การดำเนินงาน (Performance Analysis) เพื่อทำความเข้าใจถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและหาวิธีการแก้ไข

ปิดโครงการ

14. การปรับปรุงและการเรียนรู้ (Improvement and Learning) - เมื่อสามารถนำเทคโนโลยีเข้ามาจัดการองค์กรในแง่มุมที่ต้องการได้สำเร็จ ก็ถือเป็นการปิดโครงการ จากผลการประเมินและการตรวจสอบ องค์กรจะได้บทเรียนสำคัญที่แน่นอนว่าต้องเจอระหว่างเปลี่ยนผ่าน ว่ากระบวนการทำงานแบบใดทำให้งานล่าช้า การจ้างงานใดซ้ำซ้อน ตลอดจนเห็นได้ชัดเจนว่าเทคโนโลยีลดต้นทุนขององค์กรได้มากน้อยแค่ไหน ซึ่งบทเรียนเหล่านี้จะเป็นประโยชน์ในการต่อยอดขององค์กรไปสู่การนำเทคโนโลยีอื่น ๆ ในอนาคตเข้ามาใช้เพิ่มเติม  

เมื่อดำเนินการตามกรอบวิธีการดังนี้ ไม่ว่าการ Transform องค์กรของคุณ จะใช้แง่มุมไหนของเทคโนโลยีเข้ามาประยุกต์ใช้ ก็สามารถดำเนินการให้สำเร็จได้ ตามกรอบเวลา และสามารถควบคุมการใช้ทรัพยากรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ทั้งนี้ หากมีการนำเครื่องบริหารจัดการโครงการ (Project Management Tools) เข้ามาใช้ด้วย ก็จะยิ่งทำให้งานในองค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น วันนี้เรารวบรวมตัวอย่างเครื่องบริหารจัดการโครงการ (Project Management Tools) ที่ใช้งานง่าย และมีประสิทธิภาพ ให้เป็นไอเดียสำหรับองค์กรที่กำลังมองหาตัวช่วยเข้าไปปรับใช้

เครื่องมือสำหรับ Project Management ที่องค์กรยุคใหม่ต้องรู้

1. MANAWORK

MANAWORK เป็นเครื่องมือบริหารจัดการโครงการสัญชาติไทย โดยคนไทย สามารถใช้งานภาษาไทยได้เลย เหมาะกับองค์กรที่เริ่มต้นใช้เครื่องมือในการ Transform องค์กร ใช้งานง่ายและมีฟีเจอร์พร้อมช่วยคุณจัดการโครงการอย่างเป็นระบบ มีฟีเจอร์สำคัญอย่าง เป้าหมาย (Goal/OKRs) ที่สามารถเชื่อมโยงถึงทาสก์งาน และโปรเจกต์ได้ ทำให้ผู้ใช้งานสามารถมองเห็นความคืบหน้าของงานได้อย่างชัดเจน ที่สำคัญราคาประหยัดมาก บอกเลยว่าเป็นเครื่องมือบริหารจัดการโครงการที่คุ้มค่าสุด ๆ

2. ClickUp

ClickUp โปรแกรมวางแผนงานที่มีความสามารถหลากหลายในการจัดการงาน โดยมีการออกแบบกลไกการทำงานอัตโนมัติที่ง่ายต่อการใช้งาน ด้วยความสามารถในการแยกงานต่าง ๆ เป็นหมวดหมู่และแสดงผลในรูปแบบแผนภูมิ สามารถเห็นรายละเอียดงานต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนและเข้าใจง่าย สามารถกำหนดและการจัดลำดับความสำคัญของงาน มีความยืดหยุ่นสูงในการกำหนดงาน ทำให้งานที่ซับซ้อนดูง่ายขึ้น โดยผู้ใช้สามารถกำหนดเป้าหมาย วันที่กำหนดส่ง และลำดับความสำคัญได้อย่างง่ายดาย

3. Google Tasks

Google Tasks เครื่องมือจัดการงานและตัวช่วยในการจัดตารางเวลาที่มีความสะดวกและใช้งานง่าย ที่สำคัญคือเป็นที่นิยมมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับผู้ใช้บริการ Google ที่ใช้ Gmail หรือ Google Calendar เป็นประจำ ตัวแอป Google Tasks มีการออกแบบอย่างเป็นระเบียบและใช้งานง่าย สามารถสร้างรายการงานใหม่ได้อย่างรวดเร็ว และเพิ่มรายละเอียดเพิ่มเติมเช่นวันที่กำหนดสำหรับงาน, วันสิ้นสุด, และรายละเอียดงาน เป็นต้น

หาเครื่องมือบริหารจัดการงานยุคใหม่เพิ่มเติม คลิก

สรุป

การ Transform สู่ยุคใหม่นั้น มีความจำเป็นอย่างยิ่งในโลกแห่งการ Disruption โดยองค์กรจะต้องทำความเข้าใจลักษณะ จุดอ่อน จุดแข็ง และมองหาโอกาสที่องค์กรจะได้ประโยชน์ในโลกยุคใหม่ให้ได้ เพื่อจะรวบรวมเป็นข้อมูลวิเคราะห์ต่อไปว่า องค์กรควร Transform ในแง่มุมใด

เมื่อได้คำตอบแล้วจึงริเริ่มวางแผนสร้างนโยบายการเปลี่ยนผ่านองค์กร และใช้กรอบคิดเรื่อง Project Management มาบริหารจัดการการเปลี่ยนผ่านองค์กรให้มีประสิทธิภาพ ภายใต้กรอบเวลาและทรัพยากรที่จำกัด

สำหรับผู้ที่มองหาตัวช่วยในการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงาน MANAWORK เป็นหนึ่งในระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร โดยระบบมีตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย วางแผนการทำงาน ไปจนถึงติดตามการทำงาน ช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น

ผู้ที่สนใจอยากติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ MANAWORK สามารถติดต่อได้ตามรายละเอียดดังนี้

เบอร์โทรติดต่อ: (+66) 52 005 402 หรือ (+66) 63 535 1196

อีเมล: info@manawork.comFacebook: facebook.com/manawork.th