[เจาะลึก] Action Plan คืออะไร? พร้อมตัวอย่างการทำแบบเข้าใจง่าย ๆ

[เจาะลึก] Action Plan คืออะไร? พร้อมตัวอย่างการทำแบบเข้าใจง่าย ๆ

ในการทำงานไม่ว่าจะเป็นธุรกิจขนาดเล็ก ไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ แน่นอนว่าทุกฝ่ายจำเป็นต้องอาศัยการวางแผนการทำงานอย่างเป็นระบบ เพื่อให้การทำงานออกมาบรรลุตามวัตถุประสงค์ แล้วเมื่อเป็นเช่นนี้เราจะรู้ได้อย่างไรว่า การทำงานของแต่ละฝ่ายมีความสอดคล้องกันมากแค่ไหน หรือจะทำสำเร็จได้ตามเป้าหมายหรือไม่ เราจึงจำเป็นต้องใช้เครื่องมืออย่าง Action Plan ที่จะช่วยกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งหมดนั่นเอง ซึ่งในบทความนี้เราจะพามาเจาะลึกกับ Action Plan คืออะไร มีประโยชน์อย่างไร องค์ประกอบมีอะไรบ้าง พร้อมยกตัวอย่างการทำ Action Plan แบบเข้าใจง่าย ๆ

Action Plan คืออะไร?

Action Plan คือ แผนปฏิบัติการทำงาน ที่ผ่านการคิดและการวางแผนมาอย่างละเอียดแล้ว เพื่อเป็นตัวกำหนดแผนการดำเนินงานทั้งหมดให้บรรลุวัตถุประสงค์ หรือกล่าวง่าย ๆ คือ ถูกสร้างมาให้เป็นแบบแผนในการปฏิบัติงาน โดยจะระบุรายละเอียดในแต่ละช่วงของการปฏิบัติงานว่า มีกิจกรรมอะไรบ้าง หรือมีการปฏิบัติงานกันอย่างไร ซึ่ง Action Plan นี้จะช่วยตรวจสอบการทำงานในแต่ละขั้นตอนของแผนปฏิบัติการทำงาน ให้สำเร็จลุล่วงตามเป้าหมายนั่นเอง

นอกจากนี้การใช้ Action Plan ยังสามารถบ่งบอกได้ถึงความสำเร็จของแต่ละงานได้ด้วย ช่วยให้ทุกคนที่มีความเกี่ยวข้องกับงาน มีแนวโน้มเข้าใจและปฏิบัติไปในทิศทางเดียวกัน ซึ่งก็จะช่วยให้การทำงานสำเร็จได้อย่างราบรื่น เร็ว และง่ายขึ้น

องค์ประกอบของ Action Plan มีอะไรบ้าง

Action Plan ที่ดีจะต้องมีองค์ประกอบดังนี้

1. ชื่อแผนงาน (Name) ในการทำงานแต่ละชิ้นจำเป็นจะต้องระบุชื่อแผนงานให้ชัดเจน เพราะจะช่วยให้คนในทีม หรือคนที่เกี่ยวข้องกับชิ้นงานสามารถปฏิบัติตามได้อย่างถูกต้อง และไม่สับสน
2. กระบวนการทำงาน หรือขั้นตอนการทำงาน (Process) โดยจะต้องระบุขั้นตอนหลัก ๆ ไว้ตั้งแต่ขั้นตอนแรกจนถึงขั้นตอนสุดท้าย
3. กิจกรรมการทำงาน (Activity) คือสิ่งที่เอาไว้ระบุสิ่งที่ต้องทำในแต่ละขั้นตอนของการทำงาน เพื่อกำหนดให้ทีมหรือผู้ที่เกี่ยวข้องปฏิบัติงานไปในทิศทางเดียวกัน
4. กำหนดช่วงระยะเวลา (Deadline) โดยเราจะต้องระบุช่วงระยะเวลาของแต่ละกิจกรรม และขั้นตอนทั้งหมดของกระบวนการทำงานว่าเริ่มและสิ้นสุดเมื่อใด เพื่อตรวจสอบความสำเร็จในแต่ละขั้นตอน
5. แผนสำรอง (Back up plan) ควรมีไว้ในกรณีแผนที่วางไว้เกิดมีปัญหาหรืออุปสรรค ดังนั้นจึงควรมีแผนสำรองเพื่อให้งานสำเร็จลุล่วงตามเป้าหมาย
6. ประเมินความเสี่ยง (Risk) ที่อาจเกิดขึ้นในแผนการทำงานทั้งหมด รวมถึงในแต่ละกิจกรรมด้วย
7. ผู้รับผิดชอบ (Owner) ในแผนการทำงานทั้งหมด จะต้องมีผู้รับผิดชอบเพื่อคอยตรวจสอบและติดตามงานทั้งกระบวนการ เพื่อให้งานสำเร็จตามแผนที่วางไว้
8. งบประมาณ (Budget) ขั้นตอนใด ๆ ที่กำหนดไว้จะต้องคำนึงถึงงบประมาณที่ตั้งเอาไว้ด้วย เพื่อลดความเสียหายที่อาจเกิดขึ้นได้

ประโยชน์ของการทำ Action Plan

1. Action Plan เปรียบเสมือนแผนที่ที่มีความชัดเจน สามารถมองเห็นได้ทั้งเส้นทาง กิจกรรมระหว่างทาง รวมไปถึงปัญหาและอุปสรรค อีกทั้งยังต้องปฏิบัติเป็นลำดับขั้นตอนภายในระยะเวลาที่กำหนด
2. ผู้รับผิดชอบงานสามารถประเมินและติดตามงานในแต่ละกิจกรรมได้ว่า มีการดำเนินไปถึงไหนแล้ว มีความก้าวหน้ามากน้อยเพียงใด เป็นไปตามแผนที่วางเอาไว้หรือไม่ เป็นต้น
3. ช่วยสร้างแรงจูงใจให้กับทีมหรือผู้มีส่วนเกี่ยวข้องในการทำงาน มุ่งไปที่เป้าหมายอย่างมั่นคง

Action Plan สำคัญอย่างไรต่อการทำงาน

หากคุณกำลังคิดว่างานที่ทำอยู่กำลังเจอกับอุปสรรค หรือยังไม่ค่อยเห็นขั้นตอนการทำงานอย่างชัดเจน หรือไม่ก็ไม่ทราบว่าควรปรับแผนการทำงานไปในทิศทางใด การที่มีตัวช่วยวางแผนการปฏิบัติงานอย่าง Action Plan จะช่วยให้งานที่คุณรับผิดชอบอยู่นั้นค่อย ๆ กระจ่างขึ้น คุณจะมองเห็นภาพรวมของการทำงานได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังทำให้เราทราบว่าควรดำเนินงานไปในทิศทางไหน เพื่อให้ไปสู่ผลสำเร็จได้เร็วขึ้น

ตัวอย่างการทำ Action Plan ใช้ได้จริง แบบเข้าใจง่าย

หลักการทำ Action Plan ที่นิยมใช้กันอย่างหลากหลายคือ วงล้อของเดมิ่ง หรือ Deming Circle โดยจะประกอบไปด้วย 4 องค์ประกอบหลัก PDCA ดังนี้

1. P (Plan) คือ การวางแผน โดยการตั้งเป้าหมายและสร้างแผนการทำงาน เช่น วัตถุประสงค์ของโครงการ ระยะเวลาการดำเนินงาน ขอบเขตการทำงาน เป็นต้น เพื่อทำให้เป้าหมายนี้สำเร็จ
2. D (Do) คือ การปฏิบัติ โดยการลงมือทำงาน ซึ่งระหว่างการปฏิบัติงานสามารถค้นหาจุดเด่น-จุดอ่อน เพื่อนำมาพัฒนาให้ดีขึ้นได้
3. C (Check) คือ การติดตามและตรวจสอบการทำงาน เพื่อหาแนวทางพัฒนาขั้นตอนต่าง ๆ ให้ดีขึ้น
4. A​​ (Action) คือ การประเมินผลที่เกิดขึ้น โดยนำผลลัพธ์ที่ได้ทั้งหมดมาวิเคราะห์เพื่อปรับปรุง แก้ไข

โดยตัวอย่างของการทำ Action Plan ตามหลักวงล้อของเดมิ่ง มีดังนี้

ชื่อโครงการ: พัฒนารูปแบบการขายออนไลน์ปลายปี (ไตรมาสสุดท้าย)

วัตถุประสงค์ของโครงการ: ทำยอดขายให้ได้เกิน 30% จากต้นปี (ไตรมาสแรก) ภายในระยะเวลา 4 เดือน

ผู้รับผิดชอบ: คุณ A

• Plan

1. เจาะกลุ่มเป้าหมายเดิมและเป้าหมายใหม่ ในรูปแบบ Digital Marketing หลากหลายทาง ไม่ว่าจะเป็นการยิงแอด ทำคอนเทนต์บนโซเชียลมีเดีย เป็นต้น
2. มีการปรับเปลี่ยนโปรโมชั่น ทุก ๆ 1 เดือน
3. ทบทวนการทำงาน และปรับปรุงแผนงาน ทุก ๆ สัปดาห์ 2 สัปดาห์

• Do

1. เตรียมลงสื่อโฆษณาทางออนไลน์ภายใน 3 วัน
2. หากพบว่ายอดขายไม่ได้ตามเป้าภายใน 1 สัปดาห์ ให้เปลี่ยนแผน เช่น เปลี่ยนการนำเสนอคอนเทนต์ หรือปรับเปลี่ยนโปรโมชั่น
3. มีการทบทวนแผนงานทุก ๆ 2 สัปดาห์

• Check

มีการจดบันทึก หรือเขียนรายงานพร้อมปัญหาหรืออุปสรรคที่เจอ รวมถึงคำแนะนำเพื่อนำมาปรับปรุงแก้ไขทุก ๆ 2 สัปดาห์

• Action

ปฏิบัติตามแนวทางที่ได้แก้ไข และยังคงมีการจดบันทึกทุกวันเพื่อหาแนวทางแก้ปัญหา พัฒนาเพิ่มเติม เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่ตั้งเอาไว้

สรุป

Action Plan คือหนึ่งในหัวใจสำคัญในการช่วยดำเนินธุรกิจ หรือการทำงานภายในองค์กรต่าง ๆ เป็นกระบวนการที่ทำให้เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน สามารถบรรลุวัตถุประสงค์ตามที่ตั้งเป้าเอาไว้ได้

สำหรับผู้ที่มองหาตัวช่วยในการจัดระเบียบขั้นตอนการทำงาน MANAWORK เป็นหนึ่งในระบบที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการบริหาร โดยระบบมีตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย วางแผนการทำงาน ไปจนถึงติดตามการทำงาน ช่วยให้ผู้ใช้งานทำงานได้อย่างสะดวกมากยิ่งขึ้น เรียกได้ว่ามีหลักการทำงานที่คล้ายกับ Actio Plan เลยทีเดียว

ผู้ที่สนใจอยากติดต่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ MANAWORK สามารถติดต่อได้ตามรายละเอียดดังนี้

เบอร์โทรติดต่อ: (+66) 52 005 402 หรือ (+66) 63 535 1196

อีเมล: info@manawork.com

Facebook: facebook.com/manawork.th