Gantt Chart คืออะไร เข้าใจง่ายๆ ใน 5 นาที พร้อมตัวอย่างการสร้างเป็นสเตป

Gantt Chart คืออะไร เข้าใจง่ายๆ ใน 5 นาที พร้อมตัวอย่างการสร้างเป็นสเตป

ในการจัดกิจกรรม หรือโครงการต่างๆ จำเป็นจะต้องมีเครื่องมือที่ใช้ติดตามผลของแต่ละการดำเนินงาน เพื่อควบคุมให้กิจกรรมสำเร็จลุล่วงเป็นไปตามแผนที่วางไว้ โดยหนึ่งในเครื่องมือที่ได้รับความนิยมในการติดตามผลได้อย่างมีประสิทธิภาพก็คือ Gantt Chart นั่นเอง ซึ่ง Gantt Chart มาในรูปแบบที่ไม่ซับซ้อน เข้าใจง่าย ในบทความนี้เราจึงพามาทำความรู้จักเกี่ยวกับ Gantt Chart ในแบบฉบับเข้าใจง่ายภายใน 5 นาที ถ้าพร้อมแล้วมาเรียนรู้ไปพร้อมกันเลย

ทำความรู้จักกับ Gantt Chart คืออะไร ใช้ทำอะไร?

แผนภูมิแกนต์ หรือ Gantt Chart คือแผนภูมิที่ใช้แสดงกิจกรรมที่จัดไว้ภายในช่วงเวลาที่กำหนด โดยมีการระบุหัวข้อกิจกรรมที่เกิดขึ้น เพื่อให้ทุกกิจกรรมสำเร็จลุล่วงตามแผนของโครงการ ซึ่งจะมีการแสดงช่วงระยะเวลาของกิจกรรมให้อยู่ในรูปของเส้นแถบแนวนอน (Bar) โดย Gantt Chart มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ผู้วางแผนสามารถควบคุม และปรับแผนการให้เหมาะสมได้

Gantt Chart ถูกพัฒนาขึ้นโดย Henry L, Gantt ในปี พ.ศ.2460 หรือ ค.ศ.1917 เพื่อใช้ในการวางแผนเกี่ยวกับเวลา และควบคุมการทำงาน ซึ่งแผนภูมิแกนต์นี้จะมีลักษณะเป็นแถบหรือเส้น โดยใช้แกนแนวนอนเป็นเส้นมาตราส่วนแสดงเวลา ส่วนแกนแนวตั้งใช้แสดงส่วนขั้นตอนของกิจกรรม งาน หรือสิ่งที่ต้องทำ เป็นต้น

Gantt Chart มีประโยชน์อย่างไร

Gantt Chart มักนำมาใช้ในการจัดการกิจกรรม หรือโครงการต่างๆ ภายในองค์กรที่มีขั้นตอนซับซ้อน เพื่อเป็นเครื่องมือช่วยในการวางแผน ปฏิบัติงานให้การดำเนินงานเป็นไปตามขั้นตอน และบรรลุเป้าหมาย โดย Gantt Chart มีประโยชน์มากมายหลากข้อดังนี้

• สามารถวางแผนกิจกรรมการทำงานที่มีระยะเวลากำหนดได้ และช่วยลดความซับซ้อนของการทำกิจกรรม
• ใช้ติดตามความก้าวหน้าในแต่ละขั้นตอนของกิจกรรม และเทียบกับเวลาที่ได้วางแผนเอาไว้
• ใช้จัดลำดับความสำคัญของกิจกรรมว่า อะไรควรทำเป็นขั้นตอนแรก หรืออะไรควรเอาไว้เป็นลำดับสุดท้าย
• สามารถดูได้ว่าในการดำเนินกิจกรรมมีอะไรบ้างที่สามารถทำได้ในช่วงเวลาเดียวกัน

ลำดับการจัดทำ Gantt Chart

ลำดับการจัดทำ Gantt Chart มีขั้นตอนการทำง่ายๆ ดังต่อไปนี้

1. กำหนดหัวข้อของกิจกรรม หรือโครงการ
2. กำหนดขั้นตอนของกิจกรรม หรือขั้นตอนของโครงการสำคัญที่ต้องทำเพื่อให้บรรลุเป้าหมายในแกนแนวตั้ง (แกน Y) โดยจัดเรียงลำดับขั้นตอนที่ต้องทำก่อนไว้อยู่ด้านบน และไล่ลงมาตามลำดับจนถึงกิจกรรมสุดท้าย
3. ส่วนในแกนแนวนอน (แกน X) จะเป็นการกำหนดเวลาของแต่ละกิจกรรมตลอดทั้งโครงการ เช่น เดือน สัปดาห์เป็นต้น
4. การใช้สัญลักษณ์แสดงผลของกิจกรรมมักใช้สีเพื่อสื่อถึงความสำเร็จของกิจกรรม เช่น

• สีเขียว หมายถึง สำเร็จตามแผน
• สีแดง หมายถึง ไม่สำเร็จตามแผน
• สีเหลือง หมายถึง อยู่ในระหว่างการดำเนินการ

5. กรณีที่มีหลายคนร่วมทำกิจกรรม ให้กำหนดผู้รับผิดชอบหลักในแต่ละกิจกรรม

ตัวอย่างการทำ Gantt Chart

ตัวอย่างการทำ Gantt Chart ในขั้นตอนแรกเราจะต้องแยกย่อยกิจกรรมที่ต้องทำก่อน-หลังออกมาก่อนเพื่อให้ได้ข้อมูลที่สำคัญ เช่น กิจกรรม ระยะเวลาที่ใช้ในแต่ละกิจกรรม ระยะเวลาการดำเนินงานทั้งหมด ผู้รับผิดชอบในแต่ละกิจกรรมหรือโครงการ เป็นต้น ดังตารางต่อไปนี้

เมื่อได้ข้อมูลแล้วจึงลงมือสร้าง Gantt Chart ดังนี้

จาก Gantt Chart จะเห็นได้ว่าแท่งสี่เหลี่ยมผืนผ้าสีเหลืองจะบอกถึงระยะเวลาที่ใช้ จุดเริ่มต้น-จุดสิ้นสุดของแต่ละกิจกรรม โดยใช้สีเป็นตัวกำหนดถึงความสำเร็จของกิจกรรม เช่น สีเขียว หมายถึง ทำงานเสร็จตามแผน สีเหลือง หมายถึง อยู่ในระหว่างการดำเนินงาน เป็นต้น

ข้อดีและข้อจำกัดของ Gantt Chart

ข้อดี: Gantt Chart เป็นเครื่องมือวางแผนที่ช่วยให้เข้าใจกระบวนการโดยรวมของกิจกรรม หรือโครงการได้ง่าย เนื่องจากมีการแสดงตารางเวลาการดำเนินการทั้งโครงการ อีกทั้งยังใช้เป็นเครื่องมือช่วยติดตามความคืบหน้าของกิจกรรมหรือโครงการ นอกจากนี้ยังสามารถช่วยในเรื่องการสื่อสารระหว่างทีมงานได้ด้วยเช่นกัน

ข้อจำกัด: Gantt Chart ยังไม่สามารถบอกถึงความเชื่อมโยง หรือความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมได้อย่างชัดเจน และยังไม่สามารถบริหารทรัพยากรที่มีอยู่อย่างจำกัดได้

สรุป

แผนภูมิแกนต์ หรือ Gantt Chart มีประโยชน์ช่วยในการวางแผนและติดตามกิจกรรม หรือการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สามารถช่วยลดความซับซ้อนในการทำกิจกรรมแต่ละขั้นตอน และยังใช้บอกได้ว่ากิจกรรมหรืองานใดต้องทำในช่วงเวลาไหน เพื่อให้การดำเนินงานเป็นไปตามระยะเวลาที่กำหนด Gantt Chart จึงนิยมนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายในองค์กรต่างๆ เพราะสามารถใช้บันทึกและดูความก้าวหน้าของแต่ละงาน หรือกิจกรรมได้ อีกทั้งยังเข้าใจง่ายและไม่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายในการทำอีกด้วย

สำหรับใครที่อยากทดลองนำ Gantt Chart หรือแพลตฟอร์มสำหรับบริษัทยุคใหม่ไปประยุกต์ใช้ในการทำงาน MANAWORK เป็นหนึ่งในระบบที่ช่วยให้ทีมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างไร้อุปสรรค เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานตั้งแต่การตั้งเป้าหมาย วางแผนการทำงาน ไปจนถึงติดตามงาน พร้อมรองรับการทำงานหลากหลายรูปแบบ

หากมีข้อสงสัย หรือสนใจสอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับทางทีมงาน สามารถติดต่อได้ตามรายละเอียดต่อไปนี้

• Facebook: Manawork
• E-mail: support@manawork.com
• โทร. (+66) 52 005 402 หรือ (+66) 63 535 1193