How-to ใช้ Project Management Tools อย่างไรให้ได้ผล

หลายธุรกิจเริ่มหันมาใช้ Project Management Tools เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน บางคนใช้แล้วได้ผล บางคนใช้แล้วการทำงานก็ยังเหมือนเดิม อาจเป็นไปได้ว่าคุณไม่ได้เข้าใจจริง ๆ ว่าเป้าหมายของการใช้ Project Management Tools ที่จริงแล้วคืออะไร

การใช้งาน Project Management Tools หรือซอฟต์แวร์ด้านการบริหารจัดการงานต่าง ๆ ภายในองค์กรให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เป็นการสนับสนุนการทำ Digital Transformation ให้องค์กรเกิดการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดีขึ้นด้วยเทคโนโลยีที่ทันสมัย ทั้งด้านการวางแผน บริหารจัดการทรัพยากรต่าง ๆ การตรวจสอบและติดตามงานในทุกขั้นตอน และในยุคที่การทำงานมีการเปลี่ยนแปลงไปในรูปแบบ Hybrid Working มากขึ้น ทำให้การสื่อสารกันภายในทีมเป็นเรื่องที่ทำได้ยาก แต่นั่นไม่ได้แปลว่าจะทำไม่ได้ เพราะการนำ Project Management Tools เข้ามาใช้ จะช่วยควบคุมการทำงานได้อย่างรัดกุมและลดความผิดพลาดให้เกิดขึ้นน้อยลง ตั้งแต่เริ่มต้นจนสิ้นสุดกระบวนการทำงาน

MANAWORK แพลตฟอร์มจัดการงาน บริหารทีม ตอบโจทย์คนทำงานยุคใหม่ที่ต้องการความสะดวก รวดเร็ว และใช้งานง่าย ทดลองใช้งานได้ฟรี 30วัน!

การเริ่มต้นใช้งาน Project Management Tools คุณอาจจะเคยลองผิดลองถูกมาบ้างแล้ว แต่ก็ยังไม่รู้ทิศทางที่ถูกต้องสักที วันนี้เราจึงมี 5 วิธีการใช้งาน Project Management Tools ให้ได้ผลมาฝาก เพื่อเป็นแนวทางให้คุณได้พบกับผลลัพธ์ที่คุณอาจไม่เคบพบมาก่อน และจะยิ่งทำให้การทำ Digital Transformation นั้นประสบความสำเร็จได้รวดเร็วยิ่งขึ้นไปอีกระดับ

5 วิธีการใช้งาน Project Management Tools ให้ได้ผล

1 แพลตฟอร์มต้องตอบโจทย์การทำงาน

2 สร้างเวิร์คโฟล์วของทีมให้เป็นมาตรฐาน

3 แชร์การทำงานร่วมกันหลายแผนก

4 ใช้อย่างมีวินัย เน้นความสม่ำเสมอ

5 ดูผลลัพธ์และประสิทธิภาพการทำงานของทีม

1. แพลตฟอร์มต้องตอบโจทย์

การทำงานของแต่ละองค์กรนั้นมีความหลากหลายไปตามลักษณะของธุรกิจต้องมีการเลือกใช้ แพลตฟอร์ม หรือ Project Management Tools ที่เหมาะกับการทำงานในองค์กรของคุณ เพื่อเข้ามาช่วยอำนวยความสะดวกในการทำงานได้อย่างตรงจุด เมื่อได้ Project Management Tools ที่ถูกใจแล้วจากนั้นต้องศึกษาวิธีการใช้งาน เพื่อให้เกิดความคล่องในการใช้งาน อาจจะมีการ Training ให้กับพนักงานได้ทดลองใช้ก่อนใช้งานจริง เป็นการลดความกังวลให้แก่พนักงานได้ บางคนใช้งานไม่เป็นแต่ต้องมาใช้งานจริงเลยอาจทำให้เกิดอคติต่อการใช้งาน ส่งผลไปถึงการทำ Digital Transformation ขององค์กรก็ได้ ดังนั้น การ Training สอนการใช้งาน Project Management Tools ก่อน จะทำให้พนักงานลดความกังวล เปิดใจกับการใช้งาน และกล้าที่จะใช้งานอย่างเต็มที่ แม้ไม่เคยใช้มาก่อน

2. สร้างเวิร์คโฟลว์ของทีมให้มาตรฐาน

การสร้างเวิร์คโฟล์วที่เป็นระบบ ทำให้การจัดลำดับความสำคัญของงานหรือกิจกรรมที่ต้องดำเนินการแบบเดิมซ้ำ ๆ เป็นไปอย่างอัตโนมัติ เพราะเวิร์คโฟล์วเหมือนเป็นเส้นทางของการขับเคลื่อนข้อมูล ทำให้คุณรู้ทิศทางว่าถ้าทำเสร็จแล้วจะต้องไปไหนหรือทำอะไรต่อ โดยที่กาสรทำงานแบบเดิมคุณส่งงานแล้วก็ต้องรอให้หัวหน้าตรวจ แต่การใช้ Project Management Tools ง่ายกว่านั้น คุณสามารถส่งงานและแท็กหัวหน้าให้เข้ามาตรวจสอบงานได้สะดวก รู้กรอบเวลาของงานทุกชิ้นอย่างชัดเจน และ Project Management Tools ง่ายต่อการสร้างและแก้ไข เพราะข้อมูลทุกชิ้นงานอยู่บนแพลตฟอร์ม ทำให้พนักงานทุกคนโฟกัสเฉพาะงานที่สำคัญของตัวเอง ช่วยให้การมอนิเตอร์และตรวจอบการทำงานเป็นไปอย่างรวดเร็วและมีระเบียบ

อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับ เวิร์คโฟล์วการทำงานจาก MANA Template ให้คุณได้เลือกใช้ได้ตามกระบวนการทำงานภายในองค์กรได้เลย คลิก

3. แชร์การทำงานร่วมกันหลายแผนก

การทำงานในโปรเจคทุกอย่างล้วนเกิดจากการทำงานร่วมกันเป็นทีมเวิร์คของแต่ละฝ่ายตามหน้าที่ของตนเอง แน่นอนว่าต้องมีการสื่อสารด้านการทำงานร่วมกันอยู่บ่อย ๆ เพื่อให้งานทุกชิ้นออกมาสมบูรณ์มากที่สุด โดย Project Management Tools สามารถบริหารจัดการงานงานได้หลายโปรเจค ทุกคนทำงานร่วมกันบนแพลตฟอร์มเดียวกัน การประสานงานก็เป็นไปได้อย่างลงตัว สามารถแชร์งาน อัปเดตงานได้อย่างเป็นระบบ เพราะมีเวิร์คโฟล์วที่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ทุกคนรู้ว่าใครมีหน้าที่ต้องทำอะไร และดพเนินการไปถึงขั้นตอนไหนแล้ว ไม่ต้องคอยสอบถามทีละคน เพราะสามารถลาก-วางทาสก์งานได้อย่างง่ายดาย และแชร์ทาสก์งานให้ทีมได้อีกด้วย

4. ใช้อย่างมีวินัย เน้นความสม่ำเสมอ

ทุกองค์กรล้วนต้องการที่จะพัฒนาองค์กรด้วยกันทั้งนั้น การเลือกใช้งาน Project Management Tools ก็เป็นอีกหนึ่งในตัวช่วยที่สำคัญที่เป็นตัวช่วยในการทำ Digital Transformation และสนับสนุนให้พนักงานทุกคนใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ ต้องอาศัยการใช้งาน Project Management Tools อย่างมีวินัยและใช้อย่างความสม่ำเสมอ เพื่อสร้างความเคยชินและเกิดความชำนาญในการใช้เครื่องมือ ให้เกิดความคุ้มค่าและถูกวิธี ช่วยให้การทำงานของคุณเห็นผลลัพธ์ที่ดีขึ้น ส่งผลให้พฤติกรรมการทำงานเป็นไปอย่างน่าประหลาดใจ

5. ดูผลลัพธ์และประสิทธิภาพการทำงานของทีม

นอกจากต้องมีการใช้งาน Project Management Tools อย่างต่อเนื่องแล้ว ยังต้องมีการวัดผลลัพธ์ของการทำงานด้วยว่าเป็นไปในทิศทางที่ดีขึ้นมากน้อยแค่ไหน เกิดประสิทธิภาพในการ collaboration ที่ดีขึ้นหรือไม่ แพลตฟอร์มที่ดีควรมี Dashboard เพื่อให้เห็นภาพรวมของทุกการทำงาน หรือแสดงผล Gantt Chart ทำให้การควบคุม Timeline ของงานหรือโปรเจคเป็นไปอย่างที่ทีมต้องการ การเช็กผลลัพธ์ทำให้องค์กรได้รับรู้ถึงข้อผิดพลาดในการทำงาน ที่ก่อนหน้านี้ทีมของคุณอาจไม่เคยรู้ถึงข้อผิดพลาดในการทำงาน ที่ก่อนหน้านี้ทีมของคุณอาจไม่เคยรู้มาก่อนก็ได้ ทำให้คุณสามารถวางแผนแก้ปัญหาได้อย่างมีทิศทาง และพัฒนาในส่วนที่เป็นจุดบกพร่องขององค์กรอย่างง่ายดาย

การใช้งาน Project Management Tools เป็นเรื่องที่ดีที่ช่วยให้องค์กรของคุณเติบโตยิ่งขึ้นได้ และอีกส่วนที่สำคัญนั่นก็คือ การใช้งานให้ได้ประสิทธิภาพสูงสุด 5 วิธีดังกล่าว เป็นส่วนหนึ่งที่จะช่วยให้เกิดผลลัพธ์ในการใช้งานที่ดียิ่งขึ้น ยกระดับองค์กรเข้าสู่โลกดิจิทัลอย่างเต็มกำลัง

ติดต่อสอบถามข้อมูลเพิ่มเติม คลิก!!!👉 https://manawork.com/

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกับทางทีมงานได้ทาง Facebook หรือ Line

นัดเดโม่ / ข้อเสนอแบบองค์กร ติดต่อได้ที่ 063-535-1193 (ทีมมานะ)

— — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — — —

#MANA มานะ